Agent·e Administratif.Tive et d'Accueil H/F

Association de L'abbaye de Sylvanes Cent

L'association de l'Abbaye de Sylvanès CCR recrute un.e agent.e adminitratif.tive et d'accueil à compter du 1er mars 2026, dans le cadre d'un remplacement, suite à un départ à la retraite.

Sous la responsabilité de la Direction Générale, l'agent.e adminitratif.tive et d'accueil sera responsable :

MISSIONS PRINCIPALES :

- Assurer l'accueil, l'information des publics et relayer les informations en interne, en basse saison
- Assurer le service billetterie et le service des stages, formations, évènements
- Assurer le secrétariat associatif
- Encadrer une équipe de 1 à 2 personnes (Billetterie et accueil stage pendant l'été)

ACTIVITES :

- Secrétariat associatif :
- Gestion des assemblées générales ordinaires et extraordinaires (convocations, pouvoirs,...)
- Gestion des adhésions et des dons
- Gestion des recettes journalières
- Mise à jour du fichier association

- Ttraitement des courriers

- Suivi des stages, formations (traitement des candidatures, convocations, facturation, accueil, questionnaires de satisfaction..)

- Gestion et réservation des hébergements :
- Organisation et logistique hébergement / restauration des formateurs et des artistes
- Gestion et transmission des effectifs (hébergement et repas) au personnel des résidences de l'abbaye

- Accueil téléphonique

- Gestion des ventes biletterie :
- Traitement les réservations (vente directe, par téléphone, par courrier ou sur internet) et les ventes sur place,
- Responsable des encaissements de la billetterie et des programmes de salle

ACTIVITÉS ANNEXES :

- Participation à des tâches polyvalentes liées à l'activité de l'abbaye et aux besoins internes (accueil de visiteurs en basse saison, festivaliers, mise en place de la salle de concert, ... liste non exhaustive).

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :

- Connaissance des logiciels EBP, Sécutix, Adobe, Excel, Word, Vega souhaitée.
- Autonome, rigoureux.se, organisé.e, vous avez une grande capacité à vous adapter et un bel esprit d'équipe
- Bonnes capacités rédactionnelles

CONDITIONS :

- Convention collective CCN EAC - Grille indiciaire groupe 8 Echelon 2
- Temps complet 35h par semaine
- En juillet et août ou suivant l'activité du centre : disponibilité les week-ends, jours fériés et en soirée
- 2 jours de repos par semaine
- Véhicule personnel indispensable

Une période de passation et de transmission des savoirs et compétences est envisagée jusqu'en août 2025 en lien avec la personne actuellement en poste.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

L'Abbaye de Sylvanès se situe en Région Occitanie, au sud du Département de l'Aveyron (12) et du Parc Naturel Régional des Grands Causses. Elle est limitrophe du territoire Causses et Cévennes classé au Patrimoine Mondial de l'Unesco (paysage culturel de l'agro-pastoralisme méditerranéen).

Description de la structure
Véritable témoin de l'architecture cistercienne, nichée dans une vallée dans un cadre naturel et patrimonial d'exception, l'ancienne abbaye de Sylvanès est aujourd'hui connue pour être un modèle pertinent et original de développement économique et social du territoire rural par le tourisme et la culture.
Classée Monument Historique, l'abbaye est membre du réseau régional Grands Sites d'Occitanie et reçoit en 2015 le label national et européen Centre culturel de rencontre (ACCR) sur la thématique de la musique et du dialogue des cultures.
Avec pour objectifs majeurs « expérimenter, partager, transmettre », son projet se décline à l'année autour de la valorisation du patrimoine (visites libres et guidées), de la musique (concerts et spectacles), de la formation vocale et musicale (stages), de rencontres et séminaires et de l'éducation artistique (ateliers et visites pour groupes scolaires).

Une période de passation et de transmission des savoirs et compétences est envisagée jusqu'en août 2025 en lien avec la personne actuellement en poste.