Secrétariat Particulier du Directeur de Cabinet H/F

Préfecture des Pyrénées Atlantiques

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel
- Prendre en charge des aspects logistiques du directeur : gestion du courrier et des mails; organisation des rendez-vous, déplacements, déjeuners, réceptions; saisie et mise en forme de documents; préparer les dossiers quotidien du directeur de cabinet
- Traiter les contacts du responsable : tenue et gestion de l'agenda, des déplacements
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions
- Prendre en charge des aspects logistiques du cabinet: assistant chorus DT pour le cabinet, gestion des fournitures pour le cabinet
- Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs
- Assurer le suivi des dépenses du directeur de cabinet
- Assurer les démarches d'accueil des stagiaires et nouveaux arrivants
- Réaliser les différents calendriers de suivi (permanences, congés)
- Interim du secrétariat du préfet en l'absence du titulaire du poste
Votre environnement professionnel
Activités du service :
- Gestion de l'activité du Directeur de cabinet liée à l'événementiel et au déroulé de son agenda
- Contacts quotidiens avec Monsieur le Directeur de cabinet
Composition et effectifs du service :
1 B
Liaisons hiérarchiques
Préfet, Directeur de cabinet, Adjoint du directeur de cabinet, Bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle (BRECI), Bureau de la sécurité publique et des polices administratives (BSPPA), Service interministériel de défense et de protection civiles (SIDPC)
Liaisons fonctionnelles
Chefs de services déconcentrés, préfecture et sous-préfectures, élus départementaux, cabinets ministériels, personnalités de la société civile