Secrétaire de Direction H/F

Synergie

Nous recherchons un(e) secrétaire de direction et services généraux F/H BILINGUE anglais.
Sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines vous gérez le secrétariat de direction, l'accueil et les moyens généraux. Secrétariat
-Accueillir, informer et orienter le personnel, les usagers de l'établissement ou toute
-personne se présentant à l'accueil ,
-Gestion du standard téléphonique ;
-Gestion administrative du courrier ;
-Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations, trames de CV...),
les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
-Réception, classement et suivi des factures d'Achats ;
-Tâches administratives diverses (notes de frais, dossiers AG...) ;
-Assurer la gestion des demandes de réservation des salles ;
-Gestion des déplacements professionnels pour le personnel « Internes : réservation des
billets d'avion, hôtels, visas... ,
-Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
-Support ponctuel au service ADP/ADV ;
-Support pour la préparation de l'arrivée des nouveaux embauchés et support pour le space
planning/attribution des bureaux ,
-Organisation des différents événements conviviaux tout au long de l'année (séminaire, repas
de Noël, afterworks...) ,
-Interface avec les soustraitants du Groupe,
-Assistanat ponctuel à la Direction

Moyens généraux
-Gestion des contrats avec les prestataires externes (Ménage, Ric of, La Poste,...) ,
-Effectuer des demandes de devis et mise en concurrence ;
-Gestion des contrats de télécommunications et parc de téléphones mobiles (Orange) ;
-Gestion des consommables ,
-Assurer le contact avec le Syndic ,
-Assurer le contact avec les fournisseurs /commerciaux.

Vos missions en Santé /Sécurité /Environnement (SSE)
-Respecter les consignes SSE EPZC transmises et/ou affichées
-Participer à l'identification et à la recherche de mesure de prévention des risques SSE
inhérents à votre mission en transmettant vos informations à votre manager
-Signaler au réfèrent SST toute situation dangereuse
-Être force de proposition dans les domaines SSE