Assistant de Direction H/F

Auteuil Ocean Indien Agepac Mayotte

Depuis sa création, Apprentis d'Auteuil Mayotte s'engage aux côtés des jeunes et des familles pour leur offrir des opportunités d'insertion et de réussite.
De nos premières initiatives à nos projets d'avenir, chaque étape témoigne de notre engagement à accompagner la jeunesse mahoraise au travers de la participation au développement du territoire avec des actions de formation et d'éducation pour les jeunes et les familles en difficulté.
APPRENTIS D'AUTEUIL OCEAN INDIEN et APPRENTIS D'AUTEUIL MAYOTTE, les deux associations D'APPRENTIS D'AUTEUIL dans l'Océan indien développent avec les îles de la zone des projets de coopération régionale en partenariat avec des associations locales.

Sous la responsabilité du Directeur de l'Association et en contact permanent avec les équipes et les personnes extérieures, l'assistant(e) de direction est le point central de l'accueil et de l'organisation administrative.

Il/Elle assure le traitement, la gestion, et la coordination des dossiers administratifs, financiers, logistiques et RH de l'établissement, en veillant au respect des procédures et de la réglementation.

Vos principales missions :

Accueil, Communication et Organisation
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les publics (jeunes, familles, partenaires).
- Gérer les communications par courriel, la diffusion d'informations, l'archivage, et éditer/délivrer des documents obligatoires (attestations).
- Assurer la gestion complète et proactive des stocks de consommables (fournitures de bureau, matériel informatique de base, produits d'entretien des locaux), incluant la planification des commandes.
- Planifier et organiser des évènements (CODIR, CSE, Conseil d'Administration, réunions diverses) en s'assurant notamment de transmettre les convocations, préparer l'ordre du jour et rédiger les compte-rendu.
- Suivre et diffuser les plannings (évènements, congés), et gérer les imprévus.
- Analyser les procédures et flux d'information existants. Proposer, concevoir et mettre en oeuvre des outils, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement des services.

Gestion de l'Information et des Dossiers
- Déterminer la nature et le volume des documents à conserver. Élaborer et mettre en oeuvre des procédures de classement, choisir les supports de stockage et créer/mettre à jour des bases de données.
- Gérer les dossiers complets de l'ouverture à l'archivage.
- Traiter et vérifier la conformité des informations.
- Établir et mettre à jour des tableaux de bord ou reporting (suivi d'activité, contrôle).
- Définir, mettre en place et exploiter des indicateurs de performance d'activités administratives.
- Assurer le respect des échéances.

Gestion Financière et RH (Appui à la Direction)
- Participer au suivi budgétaire (contrôle et exécution des factures).
- Gérer les notes de frais
- Gérer les commandes (relation fournisseurs, établissement des bons de commande).
- Aider aux productions de bilans et de statistiques.
- Rédiger des documents divers (courriers, présentation.) et être relais dans leur transmission/diffusion.

Votre profil :

Vous êtes titulaire d'un diplôme dans le domaine du secrétariat, de la bureautique ou de l'administratif, et vous avez une expérience d'une à trois ans, minimum, sur un poste similaire.
Vous maîtrisez impérativement l'outil bureautique et le Pack Office, en particulier Excel.
Vous êtes à l'aise avec les outils de collaboration et de partage.
Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles (orthographe et syntaxe irréprochable), votre sens de l'organisation et de la communication.
Vous faites preuve d'une bonne capacité d'adaptation, d'écoute et de dialogue.
Disponible et polyvalent(e), vous avez le sens du travail en équipe et faites preuve de soin et de rigueur dans l'exécution des tâches.