Secrétaire de Direction H/F ORSAC

Discret, son sens de la confidentialité est nécessaire

La fonction requiert de solides qualités d'organisation, de méthode et d'autonomie

La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s'adapter à des interlocuteurs très différents nécessite des capacités d'observation, d'adaptation et d'initiative

Participation à la dynamique de communication interne et à la circulation de l'information

Bonne expression orale et écrite, utilise au mieux les outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)

Techniques de secrétariat

Méthodes de classement et d'archivage

Modalités d'accueil

• Equilibre vie privée - vie professionnelle
• Télétravail (lorsque le poste le permet)
• Bien-être au travail
• Mutuelle et prévoyance
• Comité social et économique
• Mobilité interne et évolution professionnelle

ACTIVITES :

Activités administratives

Accueil physique et téléphonique : gestion du standard, orientation des appels, filtrage, primo renseignements

Secrétariat spécifique du directeur

Conception et rédactions de courriers, comptes rendus, rapports, notes internes ; attestations...

Travaux de classement et d'archivage sous format papier et numérique

Préparation et organisations de réunions (IRP, formation, rencontres institutionnelles...) : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...

Suivi du matériel bureautique (fax, imprimante, réseau) : entretien, panne et approvisionnement des consommables et petites fournitures dans le respect du budget

Gestion des dossiers d'assurance

Suivi et gestion du contrat d'assurance

Ouverture et suivi des dossiers sinistres jusqu'à leur clôture

Gestion des dossiers des usagers

Enregistrement et diffusion des demandes d'admission

Elaboration et suivi des dossiers individuels des jeunes

Envois des calendriers de retours en famille

Calcul argent poche mensuel

Mise en place et suivi de tableaux de bord de l'activité (tableau enfant et organigramme...)

Transmission des données aux organismes de contrôle

Gestion financière

Etablissement de la facturation des frais de séjour et la gestion administrative de la personne accueillie

Elaboration d'états statistiques contribuant à l'élaboration du rapport d'activité annuel

Information et communication

Dans le cadre de sa mission, il est en relation avec les différents services de l'établissement et l'ensemble des partenaires extérieurs

Le secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services ou de l'extérieur et transmet aux services concernés. Il sait où trouver l'information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Elaboration du journal interne (réception des articles, mise en page et diffusion)

Gestion des ressources humaines

Gestion des rendez-vous des salariés à la médecine du travail

Gestion des publications d'offres d'emploi en interne et en externe. Réception et enregistrement des candidatures