Secrétaire-Assistant du Chef de Cabinet H/F

Service Public

Au sein d'une équipe de 2 assistants et sous l'autorité du chef de cabinet, l'agent sera chargé d'assurer une double mission de secrétariat et d'assistance.

Il a ainsi la charge de :
- l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
- la gestion de l'agenda du chef de cabinet
- la gestion du courrier : assurer le suivi précis des parapheurs matérialisés dans le logiciel de gestion électronique du courrier (Maarch courrier)
- l'organisation des réunions et des rendez-vous
- l'accueil physique et téléphonique
- la préparation des dossiers pour le chef de cabinet et/ou le ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements
- la synthèse, la rédaction ou la mise en forme de certains documents (notes, biographies, projets de déroulés, etc.)
D'autre part, l'assistant a également pour mission l'organisation des déplacements du ministre.

Il participe à la préparation et à la coordination des déplacements officiels du ministre en France et à l'étranger. Cette activité se déroule sous l'autorité du chef de cabinet, en lien avec l'ensemble des membres du cabinet.

A ce titre, l'agent est chargé de :
- centraliser l'information sur les déplacements en faisant le lien avec tous les partenaires (secrétariats sectoriels, administration centrale, DRAC, préfecture, etc.)
- planifier la logistique (réservations d'hôtels, avions, trains, etc.)
- gérer les ordres de mission et les frais de déplacement dans l'outil Chorus DT
- élaborer les dossiers du ministre et des membres du cabinet