Coordinatrice - Coordinateur Administratif Expérimenté H/F

Dms Aquitaine

À propos de DMS Aquitaine :
DMS Aquitaine est un bureau d'étude spécialisé en diagnostic d'humidité et recherche de fuite, intervenant sur les sinistres, réseaux et bâtiments. Dans le cadre de sa transformation et de la structuration de son pôle administratif, l'entreprise recherche un(e) Responsable Coordination & Performance Administrative pour devenir progressivement le bras droit de la Direction, puis, à terme, la Responsable Administrative & Financière.
Vous rejoindrez une entreprise en pleine évolution, où les méthodes historiques cohabitent avec des pratiques inspirées de grands groupes, et où votre rôle sera stratégique pour la performance globale et la satisfaction client.

Vos missions ( 80% opérationnelles / 20% encadrement et suivie des performances) :
- Assurer un accueil professionnel et structuré, combinant empathie et fermeté selon les situations.
- Savoir prioriser les besoins de l'organisation tout en maintenant un parcours client fluide et d'excellence.
- Maintenir et développer la relation avec des clients récurrents (assureurs, syndics, experts, particuliers).
- Gérer des situations complexes, imprévues ou urgentes liées à la sinistralité, tout en conservant un haut niveau d'exigence.
- Organiser et optimiser le planning techniciens : priorisation, arbitrages, suivi des urgences.
- Assurer le suivi quotidien des flux d'informations entre les équipes terrain et la direction.
- Gérer les dossiers administratifs, mails, relances, devis simples et facturation.
- Participer à la mise en place et au suivi des procédures internes, en garantissant la cohérence et l'efficacité.
- Participer à la création annuelle des KPI et du plan incitatif de l'équipe administrative.
- Suivre les indicateurs de performance : volume et qualité des appels, réactivité, satisfaction client, indicateurs quantitatifs et qualitatifs.
- Produire des reportings réguliers pour la direction, incluant le suivi des KPI individuels et collectifs.
- Assurer un support administratif et financier à terme : suivi de facturation, préparation des pièces comptables, suivi des paiements.
- Participer à la gestion financière du pôle et à la sensibilisation de l'équipe aux enjeux financiers d'une PME.
- Tutorer une collaboratrice junior et contribuer à la montée en compétences de toute l'équipe.
- Participer à la structuration et à l'organisation du pôle administratif.

Évolution prévue : Coordinatrice Administrative Responsable Administrative & Financière.

Nous recherchons un profil :
- Avec une expérience significative en coordination, management, relation client ou environnement exigeant.
- Idéalement issu d'un environnement corporate, grande assurance (gestion sinistres, back-office, management d'équipe) ou du droit des affaires, de la finance en reconversion.
- Capable d'évoluer dans un environnement très exigeant et ayant une excellente gestion du stress (rythme soutenu)
- Culture bâtiment fortement appréciée.
- Doté d'une communication fluide, aisance téléphonique, sens du service, capable de travailler sous pression et de gérer des priorités multiples.
- Avec une appétence commerciale ou une expérience commerciale notable.
- Très adaptatif, capable de naviguer entre les méthodes historiques et les nouvelles pratiques d'organisation inspirées du monde des grandes entreprises.

Merci de noter que le processus de recrutement sera long et exigeant : tests téléphoniques, tests rédactionnels et tests logiques/comptables et multiples entretiens.

Nous cherchons un profil engagé sur le long terme, prêt à devenir le véritable bras droit de la Direction.

Conditions et avantages :
CDI - 35h/semaine, du lundi au vendredi.
Rémunération fixe + variable, adaptée au profil et à l'expérience.
Avantages possibles (en étude) : tickets restaurant, télétravail (1-2 jours/semaine après autonomie), chèques vacances ou cadeaux annuels.