Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative Odec - l'Haÿ-Les-Roses H/F

Communes

Sous la responsabilité de la directrice des Guichets uniques et au sein d'une équipe de 24 personnes, le Chargé d'accueil et de gestion administrative (F/H) assure un accueil polyvalent du public et contribue au traitement des dossiers des usagers dans les domaines suivants : service aux citoyens, familles, culture et espace public. Il accompagne les usagers dans leurs différentes démarches, prend en charge les actes y afférant en sa qualité d'officier d'état civil (ODEC) et représente l'image de la collectivité auprès des usagers en sa qualité de premier interlocuteur.

A ce titre, le Chargé d'accueil et de gestion administrative - ODEC (F/H) prend en charge les activités suivantes :

ACCUEIL ET CONSEIL AU PUBLIC :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner, conseiller et orienter les usagers
- Enregistrer les demandes, suggestions ou réclamations des usagers
- Accompagner les usagers sur les bornes libres service
- Identifier les besoins potentiels des usagers

RÉCEPTION ET ACCOMPAGNEMENT AU TRAITEMENT DES DOSSIERS RELATIFS AUX DIFFÉRENTES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES EN LIEN AVEC LES SERVICES MUNICIPAUX :

Services aux citoyens :

- En sa qualité d'officier d'état civil, il réceptionne les déclarations et établit des actes d'état civil : Gestion des dossiers naissance, mariage, pacs, déclaration de décès, reconnaissance, demande d'acte d'état civil, légalisation de signatures et certifications conformes, changement de noms et prénoms
- Affaires générales : Etablissement des attestations d'accueil, enregistrement du recensement citoyen, gestion des dossiers de passeport et de carte d'identité
- Citoyenneté : Inscription sur les listes électorales, inscription aux journées citoyennes, inscription aux vides greniers et encaissement

Famille :

- Affaires scolaires et périscolaires : Pré-inscription scolaire, enregistrement des demandes de dérogation et inscription aux activités périscolaires, paiement des factures, calcul du TRP et gestion des impayés

Action sociale :

- Troisième âge : Inscription à la Fête des Séniors et encaissement, inscription aux colis de Noël, inscription au plan canicule
- CCAS : Primo-accueil

Culture :

- Bibliothèque : Inscription ou réabonnement et inscription aux animations

Espace public :

- Enregistrement des signalements de dépôt sauvage, des demandes de fleurissement, via le portail citoyen (GRC)

Activités en back office :

- Suivre les courriers des usagers
- Rédiger et transmettre les réponses standardisées
- Vérifier les encaissements
- Assurer la transmission des pièces auprès du Régisseur titulaire
- Gérer les inscriptions sur les listes électorales et relancer les usagers
- Suivre les réclamations
- Gérer la boîte mail et assurer le respect des délais de réponse
- Gérer les dossiers état civil et affaires générales