Secretaire Administrative Vie H/F

Pôle Emploi

Avec plus de 4 400 collaborateurs, SMABTP assure pour l'ensemble de leurs besoins en assurance plus de 180 000 clients et sociétaires : entreprises, professionnels, artisans, dirigeants, particuliers. Depuis plus de 160 ans, SMABTP est le spécialiste de l'assurance de responsabilités professionnelles des métiers de la construction et de l'immobilier, des dommages aux biens et des flottes automobiles. SMABTP dispose également d'une offre en assurances de personnes (assurance vie, épargne, prévoyance, retraite, santé.) destinée aux entreprises et aux particuliers. SMABTP distribue ses offres via son réseau de conseillers en assurances implantés partout en France et en outre-mer et plus de 600 courtiers partenaires. Le groupe SMABTP compte également quatre filiales à l'étranger : Asefa en Espagne, Victoria Internacional au Portugal, SMA Belgium en Belgique et SMABTP Côte d'Ivoire SA en Côte d'Ivoire. En rejoignant SMABTP, vous intégrez une entreprise française qui s'ouvre à l'international, des valeurs humaines et sociales fortes et résolument collaboratives.
Nous nous projetons dans le futur qui est à bâtir et nous cherchons les talents qui construiront SMABTP de demain et contribueront à la transformation du monde de l'assurance.
Description du poste

Au sein de nos équipes commerciales d'Alfortville, vous assisterez le Responsable Commerciale dans la mise en oeuvre de sa mission commerciale.
Le ou la titulaire de la fonction "Secrétaire administrative" exerce les principales activités suivantes : Il ou elle,
Trie et transmet le courrier en recherchant, éventuellement, l'antécédent,
Transmet et filtre les appels téléphoniques ou prend des messages et, éventuellement, renseigne le correspondant,
Saisit et met en forme des courriers, tableaux, rapports à partir de documents manuscrits ou de prises de notes,
Diffuse, après sélection, l'information par mail principalement au sein de son entité,
Classe les courriers, la documentation, les dossiers,
Réserve les salles, les titres de transport, les hôtels, pour les déplacements de son responsable,
Tient à jour l'agenda de son responsable,
Gère le stock de fournitures et rassemble les données propres à la gestion du matériel,
Assure au quotidien, sous l'autorité de sa hiérarchie, le suivi de l'administration du personnel de l'entité,
Rédige certains courriers, comptes-rendus ou documents,
Recherche les données pour tenir à jour les tableaux de bord.
Dans le cadre de ses activités, il ou elle peut être amené à :
Vérifier les notes de frais des collaborateurs du service,
Assurer l'assistance informatique auprès de secrétaires,
Rechercher les éléments nécessaires, participer à l'établissement du budget de fonctionnement de son entité et en assurer le suivi,
Assurer, à l'aide d'un échéancier, le suivi administratif de certains dossiers.
L'ensemble de ces activités s'effectue dans le respect des procédures, dans le cadre de directives et sous la responsabilité de l'encadrement.
Qualifications
De niveau Bac +2 secrétariat ou BTS Commercial, une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.
La maîtrise des techniques de secrétariat, une connaissance de l'utilisation des outils bureautiques.
Vous êtes connu pour :
votre esprit d'accueil,
votre excellente communication, indispensables pour la bonne tenue du poste,
votre agilité,
votre réactivité,
votre rigueur
votre aisance relationnelle.
A compétence égale, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap ou assimilées au sens de l'article L. 5212-13 du Code du travail.SMABTP s'engage en faveur de la diversité, l'égalité professionnelle et l'emploi des personnes en situation de handicap et respecte le principe de non-discrimination et d'égalité de traitement des candidatures.