Adjoint en Gestion Financière des Recettes H/F

Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :

Le Secteur Santé qui regroupe les UFR de Médecine et de Pharmacie, organise la formation des étudiants dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, et maïeutique. Il contribue également à la formation de certaines professions paramédicales. Il compte près de 110 personnels administratifs et techniques et plus de 400 enseignants hors vacataires.

Le poste est à pourvoir au sein du service Ressources Humaines et financières du Secteur santé, constitué de 5 pôles (formation initiale, formation continue et paramédicales, relations internationales, paie, gestion des carrières) et est composé au total de 20 agents.

Le pôle Formation continue (FC) représente un portefeuille d'environ 80 formations (DU/DIU/Capacités/Formations courtes) et est en charge de l'élaboration et de la bonne exécution du budget en veillant à l'équilibre financier de chaque formation.

Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l'Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/

Missions principales :

Sous l'autorité du responsable du pôle, vous rejoindrez une équipe composée de 4 agents (2 gestionnaires recettes, 1 gestionnaire dépenses et 1 gestionnaire polyvalent). Votre mission consistera à assurer la gestion et le suivi administratifs et financiers des recettes de la formation continue, tout en veillant au respect des règles applicables au domaine et à l'équilibre budgétaire.

Activités principales :

- Réaliser les opérations de saisie de factures de ventes en s'appuyant sur le contrat ou la convention correspondante (création des clients, saisie de la facture et des paiements) et envoi dématérialisé de ces factures aux stagiaires.

- Saisie des informations financières dans un tableau de suivi par formation.

- Vérifier que l'ensemble des contrats et conventions sont collectées pour chaque formation en liaison avec la scolarité.

- Contrôler et vérifier les pièces.

- Mettre à jour des paiements des contrats et conventions pour chaque formation tout au long de l'année.

- Gérer la facturation des opérateurs de compétences et Pôle emploi.

- Participer aux écritures de fin d'exercice.

- Classer et archiver des contrats, conventions et factures et toutes les pièces justificatives.

- Effectuer les relances des factures non réglées et le suivi des dossiers en contentieux avec l'agence comptable et traiter les avoirs si nécessaire.

- Mettre à jour les suivis de facturation sur FCA manager (logiciel métier).

- Participer à l'élaboration de procédures et à l'amélioration continue.

- Participer aux audits de Formation continue.

- Répondre aux demandes des stagiaires sur la boîte partagée.

- Gestion financière des abandons de formation et suivi dans un fichier spécifique.

Restriction ou contraintes liées au poste : pics d'activités en période de clôture budgétaire ou en fin de formation, suppléance des collègues en cas d'absence, participer ponctuellement aux temps forts des UFR (surveillance d'examens, groupes de travail...).

Disposer d'une formation dans le domaine financier et/ou comptable serait souhaitée.