Assistant de Direction H/F

Randstad

Nous recherchons pour notre client Naval Group Cherbourg, un/e assistant H/F .
Pourquoi rejoindre cette entreprise ?
Vous serez séduit(e) par les valeurs que prône cette entreprise : stabilité, bien-être des employés et une organisation humaine.

1. Organisation de l'agenda d'un manager et accueil
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien d'un manager de niveau Responsable de Département (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) ; anticipe les éventuelles difficultés d'organisation et choisit la solution à y apporter
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques.)
- Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d'un manager (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
- Participer en amont à la préparation et le suivi des dossiers

2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation du manager
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations essentielles
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information en physique et numérique)
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.), initier et tenir à jour le RIDA du département.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l'outil d'achat du Groupe et vérifier la conformité des livraisons
- traiter les demandes d'accès des sous-traitants et fournisseurs de l'entité
- réaliser les imputations des collaborateurs conformément aux heures réalisées sur les différents travaux, relancer les collaborateurs si nécessaire
- Gérer les missions (FR) des collaborateurs de l'entité et réaliser les notes de frais après missions des collaborateurs quand ceux-ci ne sont pas autonomes pour le faire

3. Communication
- Participer et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son manager)
- Apporter au département des propositions contribuant à la performance de l'entité.

Vous devez être titulaire d'un Bac +2 et avoir au moins 1 année d'expérience.
L'emploi doit avoir des connaissances :
- Théoriques et pratiques du métier d'Assistant
- Générales du Pack Office
- Générales de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence.)
- Générales des règles fonctionnement de Naval Group et spécifiques de l'entité à laquelle il est rattaché