Business Operations & Automation Manager H/F

In Situ Training

En tant que Business Operations & Automation Manager, vous êtes le garant de la scalabilité de l'entreprise. Votre mission :

Missions principales

1. Architecture et standardisation des processus transverses

- Audit global : Cartographier les workflows existants dans tous les départements (Sales, CSM, Finance, Marketing...) pour identifier les goulots d'étranglement, les redondances et les opportunités d'optimisation.
- Priorisation de l'impact : Mener l'optimisation en priorité sur les flux Sales (via Pipedrive) et CSM (gestion de projet client via Notion & Monday) pour générer un impact commercial rapide.
- Standardisation et gouvernance : Définir et documenter les "best practices" et les processus cibles pour garantir l'efficacité et la scalabilité à long terme de l'ensemble des opérations. Utiliser Notion comme hub de documentation et de suivi (bugs, capacity planning).

2. Automatisation intelligente et interopérabilité de la stack

- Architecture des flux : Concevoir, construire et maintenir l'architecture d'automatisation de l'entreprise. Assurer l'interopérabilité parfaite entre le CRM (Pipedrive), nos outils de gestion de projet (Notion, Monday), notre stack data (Python/MySQL/Metabase) et nos outils financiers.
- Moteur d'automatisation : Utiliser Zapier pour les automatisations low-code rapides et développer des scripts Python (via des APIs) pour les intégrations complexes ou les traitements de données avancés.
- Collaboration data : Travailler en binôme avec la Data Manager pour que la donnée soit le carburant fiable de l'automatisation et du reporting (Metabase).

3. Déploiement stratégique de l'IA (agents et copilots)

- Vision stratégique IA : Identifier les opportunités où l'IA (Gemini, OpenAI, Mistral) peut transformer radicalement un processus, et pas seulement l'améliorer à la marge.
- Automatisation intelligente : Déployer des agents IA pour industrialiser des tâches complexes (classification, extraction, analyse de données, rédaction de propositions).
- Copilotes internes : Intégrer des solutions d'IA dans les workflows quotidiens (Sales, CSM, Support) pour fluidifier le travail, améliorer la productivité et accélérer notre capacité à délivrer de la valeur.

4. Accompagnement au changement et culture de l'efficacité

- Formation et adoption : Former les équipes aux nouveaux processus et outils, et s'assurer de leur adoption complète.
- Documentation : Maintenir une documentation claire et à jour de l'architecture des processus et des automatisations.

Culture du scale : Infuser une culture de l'efficacité, de la data et de l'innovation à tous les niveaux de l'entreprise.

Compétences techniques et méthodologiques

- Expérience transverse (5 ans min.) : Expérience confirmée dans un rôle similaire (Business Operations, Operations Excellence, Architecte de Processus) ayant mené des projets de transformation transverses. Un profil d'ancien consultant est un plus.
- Pensée systémique et vision architecture : Capacité à penser "macro" (l'architecture globale) tout en agissant "micro" (le workflow Zapier).
- Maîtrise de l'automatisation : Maîtrise avancée de Zapier ET des logiques d'API et de scripts (idéalement Python).
- Connaissance de la stack : Expérience significative de notre écosystème d'outils (Pipedrive, Notion, Monday) et compréhension de leur interconnexion.
- Appétence IA stratégique : Compréhension profonde des enjeux de l'IA (LLM, Agents) appliquée aux processus métiers.
- Data-driven : Capacité à utiliser la donnée (MySQL, Metabase) pour analyser la performance et piloter les décisions d'optimisation.

Qualités personnelles

- Leadership et pédagogie : Capacité à embarquer des équipes non techniques dans le changement et à vulgariser des concepts complexes.
- Double vision : Orienté(e) impact business (court terme) ET scalabilité (long terme).
- Proactivité et pragmatisme : Capacité à prototyper rapidement, à tester et à passer à l'échelle ce qui fonctionne.

Rigueur et structure : L'organisation et la documentation sont une seconde nature pour vous.

À propos d'Invivox

Invivox est la plateforme digitale leader du partage de connaissances en santé. Notre mission est d'améliorer la qualité des soins aux patients en mettant à disposition des soignants des contenus qui impactent concrètement leurs pratiques.

Dans le cadre de notre croissance et de notre ambition de scale, nous créons un poste clé, véritable architecte de notre efficacité opérationnelle. Nous recherchons un profil stratégique pour structurer l'ensemble de nos processus et permettre à toutes les équipes de scaler sans augmenter les effectifs à chaque palier.