Secrétaire Administrative - Mairie de Escautpont H/F

Communes

Garantir le bon fonctionnement administratif, organisationnel et relationnel de la Direction Générale, en assurant un soutien efficace à la fois interne et externe.

1. Gestion administrative et secrétariat courant
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Réception, tri, traitement et diffusion du courrier et des courriels.
- Rédaction, mise en forme et relecture de notes, rapports, courriers et documents administratifs.
- Gestion, classement et archivage des dossiers de la Direction Générale.
- Suivi des parapheurs et gestion des signatures du DGS / DGA.

2. Organisation et coordination des activités de la Direction Générale
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous, arbitrage des priorités.
- Organisation logistique des réunions, comités, rendez-vous institutionnels et événements (réservation de salles, convocations, supports).
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions, assemblées (conseil municipal, bureaux, commissions).
- Rédaction et diffusion des comptes rendus ou relevés de décisions.

3. Interface et communication
- Assurer la liaison entre la Direction Générale, les élus, les services municipaux/intercommunaux et les partenaires.
- Veiller à la transmission fluide et sécurisée de l'information.
- Accueil et orientation des usagers et partenaires sollicitant la Direction Générale.

4. Suivi administratif des dossiers stratégiques
- Appui au traitement et au suivi des dossiers transversaux, priorités politiques ou projets de mandat.
- Mise à jour des tableaux de bord, échéanciers, plannings de suivi.
- Participation ponctuelle à la préparation des assemblées délibératives (relecture, mise en forme de documents, diffusion).