Assistant de Direction H/F

Expectra

Sur la partie organisation de l'agenda d'un manager et accueil :
Vous gérez l'agenda et l'emploi du temps quotidien d'un manager de niveau Responsable de Département (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).

Vous anticipez les éventuelles difficultés d'organisation et choisissez la solution à y apporter.

Vous réceptionnez et filtrez les appels téléphoniques.

Vous accueillez physiquement les rendez-vous.

Vous préparez et organisez la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques.).

Vous participez à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d'un manager (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).

Vous participez en amont à la préparation et le suivi des dossiers.

Sur la partie gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation du manager :
Vous réceptionnez et triez le courrier pour ne présenter au manager que les informations essentielles.

Vous organisez le tri et l'archivage des documents importants.

Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.), initiez et tenez à jour le RIDA du département.

Vous réalisez des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l'outil d'achat du Groupe et vérifiez la conformité des livraisons.

Vous traitez les demandes d'accès des sous-traitants et fournisseurs de l'entité.

Vous réalisez les imputations des collaborateurs conformément aux heures réalisées sur les différents travaux, relancez les collaborateurs si nécessaire.

Vous gérez les missions des collaborateurs de l'entité et réalisez les notes de frais après missions des collaborateurs au besoin.

Sur la partie communication :
Vous participez et/ou diffusez des supports de communication.

Vous assurez la transmission des informations en interne et en externe.

Vous apportez au département des propositions contribuant à la performance de l'entité.

Ce poste, basé à CHERBOURG OCTEVILLE est à pourvoir dans le cadre d'une mission d'une durée de 2 mois.
La rémunération brute annuelle est à négocier selon votre expérience.