Assistant Administrative en Charge de l'Accueil de la DRH - Rosny-Sous-Bois H/F

Communes

L'assistant administratif en charge de l'accueil de la DRH assure l'accueil physique et téléphonique de la DRH.
Il gère le courrier entrant et sortant de la Direction.
Il assure des missions de secrétariat pour la conseillère en prévention.
Il donne un premier niveau d'information lorsque la Direction est sollicitée ou remet les formulaires nécessaires aux agents.
Il a en charge la mise à jour du chatbot RH (en s'appuyant sur les référents pour l'alimenter).
L'équipe administrative de la DRH est composée de 2 autres personnes : une assistante de Direction et une assistante recrutement. L'assistant administratif en charge de l'accueil peut être amenée à les remplacer sur certaines de leurs missions en cas d'absence.

Accueil physique et téléphonique de la DRH

- Informer et orienter
- Délivrer un 1er niveau d'information (en s'appuyant sur le chatbot RH) et si besoin prendre les messages
- Réalisation de statistiques liées à l'accueil
- Gestion de la documentation en libre-service à l'accueil
- En cas de nécessité, délivrer les volets accident de travail et enregistrer l'accident de travail
- Assurer l'accueil physique et téléphonique 3 jours par mois du service carrière, paie et temps de travail qui est fermé afin de réaliser la relecture de la paie

Gestion du courrier de la Direction

- Gérer et enregistrer l'ensemble du courrier entrant et sortant de la Direction
- Réceptionner et transmettre les actes RH
- Vérifier les parapheurs (orthographe, charte des écrits, signataires, ...)
- Assurer la diffusion auprès des services concernés
- Suivre le flux des fiches d'avis
- Transmission des courriers dématérialisés et enregistrés sur Legalbox aux services concernés
- Faire signer les arrêtés à l'accueil, les enregistrer sur différents tableaux, les classer et alerter si l'agent concerné ne se présente pas

Assistanat ponctuel en l'absence de l'assistante de Direction ou de l'assistante recrutement

- Gestion de l'agenda de la Directrice
- Prise de RDV
- Constitution de dossiers de recrutement
- Appui logistique lors de la préparation des instances paritaires