Assistant·e Administratif et Achats H/F

Acta Vista

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un.e assistant.e administratif et achats.
Pour accompagner le développement de nos activités et en lien avec les autres associations présentes sur le site ( Bao Formation et la Citadelle de Marseille), nous recherchons un/une assistant-e administratif et achats.
L'objectif est de fluidifier le process achats, de l'identification des fournisseurs à la comptabilisation des dépenses engagées. Il s'agit également d'impulser une dimension éco-responsable dans les achats.
Il ou elle assure enfin, le suivi administratif des conventions et réponses aux marchés.

Gestion des achats
Une fois une commande validée en fonction du schéma délégataire, il/elle passe la commande, sa livraison et son règlement. Il/ elle contribue au suivi des dépenses engagées et la comptabilisation de ces dernières. Il/elle archive les factures et recherche les factures non parvenues en lien avec les clôtures comptables.
Selon les sollicitations, il/elle recherche des fournisseurs sur la base du cahier des charges transmis et établit les différents devis.
Il/elle suit dès lors une base de données fournisseurs et de prix, les ouvertures de compte et le lien avec le groupement d'achats.
Il/elle est garant-e du respect du process achat et contribue à son amélioration, tant dans les outils que dans sa dimension éco-responsable

Gestion des moyens généraux
Il/elle assure les commandes de consommables, du matériel informatique et téléphonique, fournitures administratives et des équipements individuels de protection pour les salariés
Il/elle assure le suivi du parc de véhicule (suivis des contrats et des mouvements du parc, gestion du quotidien : relevés kilométriques, calendriers de réservation, amendes, réparations, restitution)
Il/elle est en soutien sur le suivi du parc informatique et téléphonique et apporte une réponse sur les dysfonctionnements qui lui sont remontés
Il/elle suit les contrats (qualité, délais, livraison, paiement) en lien avec les différents intervenants (fournisseurs, autres services internes) et fait remonter tout dysfonctionnement aux personnes ressources
Il/elle mène régulièrement des inventaires et gère le lien avec la société d'archivage

Suivi administratif des financeurs Acta, Bao Formation et la Citadelle
Il/elle constitue la partie administrative des demandes de subventions et réponses aux appels d'offres
Il/elle constitue la partie administrative des bilans financiers