Assistant de Formation - Sainte-Anne Formation Saf H/F

Centre Hospitalier Sainte Anne

Titulaire ou contractuel CDD 6 mois renouvelable

Mission principale :
- Assurer l'organisation administrative et financière de certaines formations de SAF en inter et intra.

Activités afférentes à la mission principale :
- Secrétariat de Sainte Anne Formation
- Organisation logistique et administrative de Sainte Anne Formation
- Assurer la gestion administrative des formations en inter ou en intra
- En amont : prise en charge des inscriptions, envoi des questionnaires et convocations, relances, assurer une veille sur la réception des documents attendus, préparer la liste des participants et émargements, confirmer les formations aux intervenants et organisateurs, rédaction convention, réservation de salle
- Réalisation : veiller au bon déroulement de formations, préparer la salle si nécessaire, répondre et réagir aux éventuels dysfonctionnements
- En aval : rassembler les documents attendus et les stocker pour Qualiopi, envoi des attestations, introduction des résultats des questionnaires de satisfaction, préparation de la facturation client et intervenants
- Accueil des stagiaires et présence sur le site de formation le cas échéant
- Utilisation du logiciel de formation DIGIFORMA

Missions communes :
-Aider ponctuellement les autres membres du service en fonction de la charge de travail
-Assurer la transmission des informations nécessaires à la marche de Sainte Anne Formation

PROFIL
- Diplôme de niveau 4 (Baccalauréat)à Bac +2
- Une expérience dans le secteur formation est un plus

Savoir-faire :
- Utiliser les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Identifier/Analyser des situations et définir les priorités,
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement etc.)
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Savoir être :
- Sens de l'accueil et de la communication indispensable,
- Gérer les émotions, son stress,
- Esprit d'initiative
- Esprit d'équipe
- Capacités d'analyse et de synthèse, d'organisation et d'autonomie

OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES
- Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement,
- Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur,
- Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
- Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité, dignité, réserve et neutralité,
- Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.