Gestionnaire de Scolarité H/F

Universite de Technologie de Tarbes

MISSIONS DU POSTE
Accompagner la réussite des étudiants en effectuant les actes administratifs et de gestion dans le domaine de la scolarité.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Participer à la gestion administrative et pédagogique des étudiants FISE
- Assurer la gestion et l'instruction des dossiers administratifs en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
- Assurer le processus d'inscription pédagogique des étudiants.
- Participer à la gestion administrative en appliquant les procédures dédiées.
- Alimenter des tableaux de bord et effectuer des extractions dans le système d'information.
- Assurer la préparation des jurys.
- Contrôler les documents officiels post-jury.
- Participer à la rédaction et à la validation des nouvelles procédures.
- Assurer la saisie des notes de certaines EC et le suivi des absences.
- Élaborer et transmettre les attestations diverses.
- Archiver les dossiers des élèves (y compris l'archivage numérique).
- Informer et orienter dans leur démarche les interlocuteurs
- Assurer l'accueil, en présentiel et par téléphone, des interlocuteurs internes et externes.
- Répondre aux mails.
- Diffuser l'information aux étudiants et au personnel.
- Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur

ACTIVITÉS ASSOCIÉES
- Participer au soutien logistique (ex : réservation de salles) de la scolarité.
- Renseigner les enquêtes en lien avec son domaine d'expertise.
- Être force de proposition dans l'amélioration des processus.

COMPÉTENCES REQUISES
- Connaissances (savoir) :
- Connaitre et appliquer les dispositions réglementaires du domaine d'activité,
- Connaitre l'organisation générale des établissements d'enseignement supérieur.
- Technique d'élaboration de documents.
- Techniques de communication.
- Connaitre le règlement de la formation et le règlement des études.

- Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, et les outils bureautiques,
- Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données.
- Elaborer et mettre en oeuvre des procédures de gestion relatives au domaine d'activité.
- Savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps.
- Adapter son comportement aux différents types de public.

- Compétences comportementales (savoir être) :
- Avoir le sens du contact, de l'écoute,
- Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe.
- Être rigoureux, consciencieux.
- Maîtriser les techniques d'accueil du public.
- Faire preuve d'impartialité et de discrétion.
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Faire preuve de rigueur/ fiabilité,
- Faire preuve de polyvalence et de réactivité.

NIVEAU REQUIS
- Bac +2
- Expérience souhaitée sur poste similaire
- Niveau anglais souhaité : B1

Environnement et contexte de travail :
- Position du poste dans l'organisation :
La Direction de l'ENIT est assurée par M. ALEXIS Joël.
Le poste est placé :
- sous l'autorité hiérarchique de M. SEMPASTOUS Matthieu, responsable de la scolarité
- sous l'autorité fonctionnelle de M. SEMPASTOUS Matthieu, responsable de la scolarité.
Encadrement : non oui Nombre de personnes encadrées : 0 dont 0 Cat A.

- Contraintes spécifiques liées au poste :
- Respecter le calendrier universitaire.
- Contrainte horaire possible pour nécessité de service.
- Permis B.

- Durée du contrat : Du 1/12/2025 au 31/08/2026. (période d'essai de 1 mois)
- Rémunération selon expérience et statut