Assistant - Assistante de Formation H/F

Greta - Cfa Aquitaine

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

L'Institut de formation des auxiliaires de puériculture (IFAP) et le centre sanitaire et social situés au lycée Wlerick à Mont de Marsan développent des actions de formation en en formation continue et en apprentissage dans le secteur sanitaire et social sur l'ensemble du département pour le GRETA CFA Aquitaine.

L'assistant(e) de formation contribue à la programmation pédagogique en fournissant un soutien administratif essentiel de la phase d'accueil jusqu'à la facturation.
- Il-elle participe à la planification des sessions de formation en coordonnant les plannings des formateurs et des apprenants.
- Il-elle contribue au suivi des ressources matérielles nécessaires à la réalisation des formations.
- Il-elle garantit la bonne organisation logistique des sessions de formation conformément aux orientations définies par la responsable / coordonnatrice pédagogique du dispositif.

Missions principales
L'assistant (e) de formation effectue le suivi administratif des formations proposées.
- Il-elle réalise l'accueil des différents publics et le suivi des apprenants : accueil et information du public, inscription des participants, mise à jour des dossiers des participants.
- Il-elle participe à la gestion logistique des formations dispensées : édition et recueil des documents pédagogiques, réservation de salles, mise à disposition du matériel nécessaire aux prestations de formation.
- Il-elle travaille sous la responsabilité de sa hiérarchie, en collaboration avec le coordonnateur pédagogique et le conseiller en formation professionnelle.
- Il-elle est en relation fonctionnelle avec les différents services du GCA (équipe pédagogique, équipe commerciale, comptabilité), les clients, les apprenants, les organismes financeurs et prescripteurs, les entreprises.

Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter

Accueil et recueil de la demande

Assurer l'accueil physique et téléphonique
Renseigner, orienter
Transmettre les informations aux personnes concernées
Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public

Organisation de la prestation

Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (dossiers administratifs et
pédagogiques) conformément au système qualité du GRETA CFA Aquitaine et saisie sur les
différents logiciels ou plateformes
Elaborer les contrats de formation
Préparer les dossiers d'accueil
Elaborer les engagements de travail, conventions de sous traitance des formateurs
Elaborer les attestations de formations
Elaborer les émargements, suivre les assiduités, traiter les dossiers de rémunération
Traiter la relation avec les financeurs
Elaborer les documents de fin de formation
En fin de formation, élaborer les attestations et questionnaires d'évaluation de satisfaction

Participation à la démarche qualité en lien avec la correspondante qualité

Contrôler les documents qualité et leur mise à jour
Être force de proposition sur l'amélioration des processus

Les missions de l'assistant(e) pourront évoluer au regard des besoins et des modifications
d'organisation et des nécessités de services.

Formation
Bac à Bac +2 dans le secteur administratif
Expérience de la formation professionnelle appréciée

Statut : Contractuel

Salaire : Selon diplôme et expérience

Lieu d'activité : Lycée Robert Wlérick à Mont de Marsan

Type de contrat : CDD à temps complet à pourvoir dès que possible et ce jusqu'au retour complet
de l'agent (période d'arrêt maladie).