Gestionnaire Administratif - Bry-Sur-Marne H/F

Communes

Sous l'autorité de la responsable du pôle administratif de la Direction des Services Techniques
Poste en binôme avec un second gestionnaire administratif de la direction, afin de garantir la continuité des tâches sur les domaines pris en charge par le service.

Gestion administrative de la DST
- Préparer, rédiger, et suivre les courriers émis ainsi que les courriels attribués aux services sur Post Office.
- Gestion des parapheurs.
- Assurer l'accueil physique des interlocuteurs des services.
- Accompagner, aider, assister les services dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes.
- Rédaction des actes administratifs (arrêtés, décisions et permissions de voirie etc.).
- Commander et suivre les besoins en bureautique des services techniques.
- Planifier et organiser les réunions et rendez-vous périodiques et récurrents des responsables de service (location de salles).
- Aide à la préparation des dossiers pour les réunions, commissions, et rendez-vous divers. Veiller à la logistique des besoins de ces réunions (ordinateur, vidéoprojecteur, documents, etc.).

Marchés publics des services (Patrimoine Bâti, CTM, Espaces Publics, Informatique et Propreté des Bâtiments)
- Élaboration de toutes les pièces administratives relatives aux marchés de « fournitures et services » sans publicité, ni mise en concurrence » de - 40 000 € jusqu'à la notification.
- Assurer le suivi des procédures applicables aux marchés à procédure adaptée de +40 000 € en lien avec le service de la commande publique.
- Préparation des dossiers de marché en lien avec le responsable du service concerné.
- Suivi du calendrier d'exécution des marchés (reconduction, etc.).
- Élaboration et suivi des avenants jusqu'à la notification.
- Assurer le lien avec le SIPPEREC pour les marchés des systèmes d'information.
- Gestion des contrats photocopieurs et abonnements de téléphonie fixe et mobile (commandes, interventions techniques avec prestataires).
- Gestion des achats généraux de la DST (consommables, fournitures de bureau, documentation technique, papier etc.).

Missions diverses
- Gestion du logiciel FluxNet (suivi des demandes d'intervention).
- Gestion de la salle de réunion du 1er étage
- Suivi des demandes de prêts de véhicules du pool automobiles mis à la disposition des services de la ville.
- Centraliser, compiler et tenir à jour le tableau des congés, absences diverses des collègues présents sur le plateau.
- En cas de surcharge de travail ou absence inopinée, assurer la continuité des tâches du pôle administratif en lien avec la responsable de service.