Secrétaire Médicale H/F AP-HP

MétierAutres métiersType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationHématologiePrésentation du service
HOSPITALISATION située au 10ème étage

- Service hématologie clinique: Pr Maury

Pathologies traitées : leucémies aigues et chroniques

-Unité hémopathies lymphoïdes : Pr Lemonier

Pathologies traitées : lymphomes malins, Syndromelymphoprolifératifs (LLCmyélome),Autogreffes de cellules souches périphériques

CONSULTATION commune aux 2 structures située au 10ème étage

Une consultation: 2 Box

La consultation accueille les nouveaux patients et le suivi des patients ambulatoires

HOPITAL DE JOUR commun aux 2 structures situé au 11ème étage

Un secteur hôpital de jour: 20 places (2 salles de traitement + chambres)

L'HDJ accueille des patients pour leur traitement de chimiothérapie, transfusion, suivi de greffe, examens complémentaires

CLIPP (Centre Labellisé INCa Phases Précoces) situé au 8ème étage

Le secteur du CLIPP: 5 fauteuils, 3 lits, 2 box de consultation

Centre Multidisciplinaire accueillant des patients d'hématologie, Oncologie, Dermatologie et Hépatologie.

Ayant pour mission principale la prise en charge de patients pouvant bénéficier d'un protocole de recherche clinique de phases précoces.

COMPOSITION DE L'EQUIPE

1 Chef de service et l'équipe médicale par structure

4 Cadres de santé

72 IDE

36 AS dont 2 secrétaires hospitalières t 1 coursier

1 Logisticien partagé avec l'oncologie

8 Assistantes Médicales Administratives

1 Psychologue

1 Assistante sociale

Vos missions
La secrétaire médicale participe au bon fonctionnement du secteur d'hospitalisation et/ou de l'hôpital de Jour, et des consultations. Elle répond aux demandes de renseignements d'ordre général dans le domaine relevant de ses compétences. Elle assure la gestion administrative du dossier du patient, ainsi que la relation entre les médecins hospitaliers et les médecins de ville. La secrétaire contribue à la prise en charge des malades, en étroite collaboration avec l'équipe médicale.

- Accueillir, orienter et prendre en charge patients et familles

- Tenue à jour de l'agenda des médecins

- Prise de rendez-vous pour les patients

- Gérer les appels téléphoniques: prise de messages, retranscription aux médecins, etc...

- Assurer la frappe, au jour le jour, des consultations, de l'HDJ, le rangement des courriers, l'archivage des dossiers

- Conseiller les patients lors de démarches administratives

- Rédaction des courriers administratifs

- Saisie des feuilles de codage MSI de chaque passage dans Orbis

- Organiser, scanner et répartir l'ensemble des résultats d'examens et / ou courriers réceptionnés à l'HDJ

- Collaboration étroite avec le secrétariat d'hospitalisation conventionnelle et le secrétariat du Responsable d'Unité Fonctionnelle

- Possibilité de travailler avec un logiciel de dictée vocale
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
Connaissances particulières :
Logiciels informatiques : Gilda, Agenda, Orbis, Mediweb...
Frappe : rapidité d'exécution, frappe en direct lors des staffs médicaux, et avec dictaphone pour les comptes rendus de consultations
Lexique médical : connaissances lexicales exigées dans un champ très large, la secrétaire travaillant avec aux moins dix équipes médicales de spécialités d'organes, différentes.
Qualités professionnelles :
Discrétion
Qualités relationnelles (écoute, diplomatie)
Disponibilité, flexibilité
Sens de l'organisation
Réactivité
Dynamisme
Travailler en équipe
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Travailler en équipe / en réseau
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Maitrise des logiciels professionnels Word, Excel.
Connaissance en anglais
Connaissance de l'organisation hospitalière (CHU.)
Droit des patients : charte de la personne hospitalisée, personne de confiance
PRE-REQUIS
- Expérience professionnelle dans le secrétariat souhaité
- Connaissance de l'environnement médical
- Utiliser les outils (Word, Excel, Outlook, VOCALTEAM, GILDA, MEDIWEB, ORBIS)
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailAmplitude horaire de 8h à 18h -Repos le week-end et les jours fériésTélétravailNon
Description de l'hôpitalLe groupe hospitalo-universitaire (GHU) Henri Mondor se compose de 5 établissements, géographiquement répartis sur le 94 et le 91.
Son offre de soins destinée aux adultes couvre 58 spécialités, organisées en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) structurés selon les filières de soins sur le territoire. Le GHU dispose de plus de 2 400 lits d'hospitalisation allant du court au long séjour, un service d'accueil des urgences et abrite le siège du SAMU 94.
Au total ce sont près de 9 000 professionnels qui dispensent des soins dans les domaines de médecine, chirurgie, psychiatrie, gériatrie, cancer et réanimation. Inauguré récemment, le bâtiment Reine accueille 21 salles de blocs et plus de 80 lits de réanimation, dans un environnement doté de technologies de pointe.
Le GHU s'articule également autour de DMU dédiés aux activités d'imagerie, de biologie, de pharmacie et de vigilances. Leur contribution transversale soutient le développement des activités de soins et de recherches menés sur les 5 établissements. Ancré sur le territoire, le GHU s'implique dans les activités universitaires, notamment à travers un partenariat avec l'Université Paris Est Créteil.
L'évolution professionnelle est un axe majeur du développement de compétences, avec un accès facilité aux formations institutionnelles et la possibilité de construire des parcours diplômants, grâce à une politique sociale ambitieuse qui met l'accent sur la qualité de vie au travail et la facilitation du quotidien.Référence de l'offre2025-18688