Assistant Métier - Pôle Services Généraux H/F INOLYA

En tant qu'assistant.e métier du pôle Services Généraux de la Direction Exploitation, Achats et Performance, votre rôle est d'assurer la gestion administrative, logistique et opérationnelle des services généraux de l'office en garantissant la qualité de service, la conformité réglementaire et l'optimisation des coûts. Vous avez la gestion du patrimoine immobilier, la flotte automobile, les fournitures, abonnements et des prestations liées aux services généraux.

Vos principales missions :
Gestion administrative et opérationnelle du pôle
-Prise en charge de la gestion des factures du pôle (vérification, imputation, suivi budgétaire et traitement administratif)
-Création et mise en forme de supports de présentation pour les réunions, rapports ou études internes
-Participation à la préparation et au suivi budgétaire du pôle
-Reporting sur les indicateurs de performance (coûts, délais, satisfaction interne, ...)
-Gestion et archivage des documents réglementaires et administratifs
-Gestion des demandes internes via la hotline ou outils internes (SESAME)
Gestion du patrimoine immobilier
-Suivi administratif des marchés et prestations externes (maintenance, nettoyage, sécurité, ...)
-Coordination avec les prestataires, les services internes de l'office et suivi de l'exécution des services sous contrat ou marché public
-Suivi administratif des sites et bâtiments (maintenance, travaux, aménagements)
-Suivi administratif des contrôles réglementaires et obligations légales (sécurité, incendie, ascenseurs, ...)
Gestion de la flotte automobile
-Gestion et suivi administratif de la flotte (locations, entretiens, sinistres, restitutions) et des documents réglementaires (cartes grises, assurances, cartes carburant, télépéage)
-Gestion de la solution télématique (suivi des coûts, indicateurs de performance, rapports d'alerte)
-Participation à la politique de mobilité de l'entreprise et aux initiatives RSE
Gestion des abonnements et fournitures
-Gestion et suivi administratif des abonnements internes (revues, journaux, publications professionnelles)
-Gestion des fournitures de bureaux et consommables (commandes, stocks, suivi fournisseurs, ...)
-Optimisation des coûts et suivi budgétaire des fournitures et abonnements