Chargé Administratif à la Direction Technique H/F

Festival d'Aix en Provence

Au sein de la direction technique, placé sous l'autorité de la Responsable Administrative et Financière, vous aurez comme responsabilité d'assurer la gestion administrative du personnel technique et des déplacements liés aux tournées. Vous accompagnerez les équipes techniques dans leurs démarches administratives et vous veillerez à la bonne application des procédures internes. Vos actions contribueront quotidiennement au bon fonctionnement administratif global de la Direction Technique.

A ce titre, vos principales missions seront :
-Gestion des Ressources Humaines - Personnel technique intermittent
-Rédaction, édition et suivi des contrats d'intermittents
-Collecte, vérification et transmission des éléments variables de paie (heures, absences.)
-Contrôle du respect des obligations légales et des procédures RH internes
-Déclaration et suivi des accidents du travail du personnel technique
-Gestion des accès (cartes parking, badges) pour l'ensemble du personnel technique
-Interface avec les salariés pour les questions administratives
- Gestion administrative et comptable
-Émission et suivi des bons de commande, des factures et des caisses du personnel technique
-Relations avec les fournisseurs et prestataires techniques
-Rédaction des ordres de mission, gestion des défraiements et des notes de frais
-Appui aux chefs de service dans le suivi de leurs budgets (suivi des engagements, transmission d'informations financières, tableaux de bord)
-Logistique et organisation des tournées- en collaboration avec une alternante.
-Organisation administrative et logistique des déplacements des équipes techniques en tournée
-Édition et diffusion des feuilles de route
-Gestion logistique et administrative des transports de décors et matériels
-Coordination avec les structures partenaires accueillant les spectacles en tournée

Données chiffrées / Périmètre du poste :
-Environ 1 600 contrats d'intermittents par an
-Organisation d'environ 15 tournées par an
-Traitement d'environ 500 bons de commande et factures par an
-Gestion d'environ 120 notes de frais annuelles

Titulaire d'une formation de type Bac +2 en comptabilité ou en gestion, vous bénéficiez idéalement d'une première expérience professionnelle réussie sur un poste similaire obligatoirement polyvalent.
Une telle expérience vous a permis de développer une maîtrise d'Excel et, dans l'idéal, des logiciels SAGE et Dièse. Vous disposez à la fois d'un sens adapté du reporting et d'un solide esprit analytique.
Vos excellentes qualités relationnelles vous permettront d'assurer l'interface avec tous les services de la Direction Technique et de répondre aux sollicitations quotidiennes de l'ensemble de ses salariés.
Dans un contexte d'activité parfois intense, vous savez faire preuve d'anticipation et d'organisation pour parer à toutes les situations d'urgence. Rigoureux et précis, vous savez/aimez travailler en équipe et vous avez le goût de la réflexion/action collective.
La connaissance de notre secteur d'activité serait un plus.

Poste en CDD de remplacement de congé maternité basé à Venelles (10 minutes d'Aix-en-Provence), à pourvoir à partir du 5 janvier et jusqu'au 31 juillet 2026.
Accessibilité et conditions de travail : Le lieu de travail est situé au 1er étage d'un bâtiment dépourvu d'ascenseur.
Il s'agit d'un poste de travail avec station assise, sur ordinateur, avec utilisation fréquente du téléphone