Assistant Administratif H/F L'Industrie recrute

L'entreprise KAPI est une petite PME composée de 6 personnes en France et 20 techniciens déployés à l'étranger. KAPI est une entité du groupe NOVAKAMP.

Notre mission est d'opérer la maintenance d'équipements de production d'énergie servants à alimenter les bases françaises à l'étranger.

Votre mission principale consiste à organiser le déploiement de tous nos techniciens vers leur lieu de travail basé à l'étranger. C'est une mission complète que nous vous proposons puisqu'elle commence à la mise à jour du planning des missions des techniciens jusqu'à l'émission des billets d'avion en passant par la rédaction des contrats de travail, l'enregistrement auprès de l'URSAFF, la préparation des bulletins de salaires (finalisés par un cabinet comptable extérieur). D'autres tâches plus administratives vous seront également confiées. Voici le descriptif :

Gestion des salariés itinérants

- Rédiger contrats de travail type CDD et contrats de sous-traitance

- Déclarer URSSAF (DUE, DPAE, déclaration travail à l'étranger)

- Réserver créneau visite médicale

- Faire signer les contrats « mutuelle » aux techniciens CDD qui souhaite la contracter

- Echanger avec cabinet comptable (STC, préparation des paies, vérification des fiches de paie, etc.)

- Echanger avec le client pour le déploiement des techniciens

- Organiser et valider les déplacements des techniciens itinérants (billet d'avion, train, hôtel)

- Gérer les notes de frais des techniciens

- Correspondre / communiquer avec les techniciens itinérants (salaire, vêtement, déploiement, date de mission, etc.)

- Veiller à la validité des passeports des techniciens, des visites médicales, des CACES, des habilitations électriques, des habilitations Défense afin de mettre à jour les dossiers des techniciens

- Préparer les vêtements de travail et EPI et les faire parvenir aux techniciens

- Organiser les formations pour les techniciens et suivre les habilitations CACES

Traitement des factures fournisseurs liées aux missions de nos itinérants

- Réception des factures, attribution des factures aux différentes affaires

- Enregistrement des factures dans l'ERP + envoi au cabinet comptable

Divers

- Gérer la comptabilité des camps => vérifier via Excel des sommes engagées par nos chefs de site et les faire parvenir au comptable

- Suivre le stock des vêtements de travail et EPI

Administratif

- Commander les fournitures de bureau

- Opérer le standard téléphonique + dispatcher les appels entrants

- Archiver les dossiers

- Préparer la partie administrative des appels d'offre

Nous cherchons une personne F/H motivé(e), méthodique et volontaire. Intégrant une structure comme la nôtre, l'esprit d'initiative, de recherche, d'autonomie, d'anticipation et de gestion des priorités est essentiel.

A noté que le poste fait l'objet d'un certain degré d'autonomie et d'implication. Nous accordons une importance particulière à la relation avec nos techniciens.

Les outils Microsoft (Teams, OUTLOOK, WORD, EXCEL, POWER POINT) seront utilisés quotidiennement et seront maitrisés.