Chargée d'Accueil - Gestion Dossiers Résidents - Communication H/F

Ehpad Residences les Hauts de Maine

EHPAD RESIDENCES LES HAUTS DE MAINE de FENEU
recrute un(e) chargé(e) d'accueil et de la gestion des dossiers des résidents / Communication externe, à temps plein ou à temps partiel (80 ou 90%)
à compter du 2 février 2026 sur poste permanent.
CDD 5 mois avec possibilité de renouvellement.

Rémunération intéressante : Prime Ségur
Repas avec participation de l'employeur
CGOS Comité avec de nombreux avantages sociaux (chèque vacances, billetterie, prestation vacances...)

DEFINITION DU POSTE :
- Accueille, oriente, renseigne le public et accompagne la demande des usagers en fonction des différents canaux de communication utilisés (physique, téléphonique, numérique),
- Représente l'image de l'établissement auprès des usagers,
- Gestion des dossiers des résidents, facturation,
- Communication : site web, réseaux sociaux.
- Ressources Humaines : suivi administratif des candidatures en partenariat avec la RRH,

ACTIVITES PRINCIPALES :
Chargée d'accueil :
- Accueil du public en fonction des différents canaux de communication utilisés,
- Renseignement et orientation du public,
- Aide au public dans la réalisation des démarches administratives,
Gestion des dossiers résidents :
- Contacter, informer, transmettre le dossier de pré-admission,
- Visite du site avec le résident et sa famille,
- Gestion administrative du résident : création du dossier, fiche et photo du « référent du résident », absences, rencontre famille, repas des familles, prestataire coiffeur, attestation annuelle des résidents payants, attestations diverses, chèque énergie, informations diverses, suivi des mouvements sur Resid-Esms, registre des décès, facturation mensuelle et trimestrielle (résidents, aide sociale), déclaration des loyers (CAF),clôture de la facturation, enquête de satisfaction,
- Recensement population tous les 5 ans et enquête EHPA
Gestion administrative Direction / RH :
- Tri et gestion du courrier (déposé ou postal) réceptionné au quotidien (direction, résident, famille),
- Traitement des mails,
- Frappe, tri, classement des courriers (divers, anniversaires), attestations diverses et notes d'information,
- Mise à jour de l'agenda de direction,
- Réaliser la sauvegarde hebdomadaire du serveur,
- Mailing auprès des familles,
- Reprographie de supports pour les équipes soignantes (douche, nettoyage, frigo, cafetière..),
- Gestion des instances de CVS et CA (convocation, réservation de salle, compte-rendu, délibérations)
- Rapport d'activités (partie hébergement),
- Enquête EHPAD,
- Mise à jour sur le suivi des candidatures (enregistrement, courrier de réponse.)
- Assurer le départ du courrier,
- Classement, archivage,

NIVEAU DE FORMATION / DIPLOMES REQUIS :
- Titre Pro Assistant comptable
- Formation communication, réseaux sociaux,
- Bac Pro métiers de l'accueil,
- Bac Pro gestion administration

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
- Bonne connaissance du fonctionnement et de la qualité de vie en EHPAD,
- Connaissances des bases en comptabilité
- Connaissances en communication : réseaux sociaux, site web, mails.
- Connaissances des nouvelles technologies : environnement numérique de travail, usages
numériques et logiciels bureautiques : Excel, Word, Outlook, Berger Levrault, Publisher.
- Maîtrise du fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet et d'intranet,
- Principes du service public,
- Droits et obligations des usagers,
- Principes d'accueil des personnes en situation de handicap,
- Techniques de secrétariat,
- Informer et relayer l'information,
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Sens relationnel développé,
- Sens du travail en équipe,
- Dynamisme, réactivité, disponibilité,
- Outils de traductions et d'interprétariat

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE : Travail sur écran. Horaires de travail : 9h00-12h00 / 13h00-17h00