Secrétaire Petite Enfance - Villejuif H/F

Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction de la Petite Enfance et de la Parentalité et sous l'autorité hiérarchique du responsable de la structure, en tant que secrétaire Petite Enfance, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Vous suivez les dossiers administratifs et gèrez les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail de la crèche Paul Vaillant Couturier.

Dans le cadre de vos fonctions, vous assurez le traitement administratif et la gestion des dossiers des familles accueillies au sein de la crèche. Vous êtes chargé(e) de rédiger, saisir et mettre en forme différents documents administratifs et comptables tels que les courriers, contrats, factures ou attestations. Vous veillez à la mise à jour des bases de données, à la vérification des informations et au suivi des paiements et impayés, tout en garantissant la conformité des documents avec les dispositions légales et réglementaires.
Vous assurez également un accueil physique et téléphonique de qualité, en répondant aux demandes des familles et des intervenants extérieurs, en orientant et conseillant le public selon les besoins, et en diffusant les informations utiles aux équipes. Vous contribuez à la bonne communication interne et externe du service, en transmettant les messages et en hiérarchisant les priorités selon leur degré d'urgence.
Parallèlement, vous êtes responsable de la gestion documentaire, du classement et de l'archivage des dossiers. Vous synthétisez les informations, rédigez des comptes rendus et assurez la préparation des dossiers nécessaires aux réunions et instances.

Vous participez également à la planification et au suivi des activités : gestion des agendas, organisation logistique des réunions, suivi des statistiques, et mise à jour des tableaux de bord. Vous veillez à la bonne coordination entre les équipes, la direction et les services municipaux, notamment pour la gestion des absences, des demandes de travaux ou la transmission d'informations administratives.
Enfin, vous prenez part à la vie de la crèche en contribuant à l'organisation d'événements, à la mise en ½uvre du projet éducatif et au développement de la politique Petite Enfance de la commune. Par votre implication et votre sens du service public, vous favorisez un accueil bienveillant et efficace des familles tout en garantissant la qualité du fonctionnement administratif de la structure.