Assistant du Directeur General des Services H/F

Pôle Emploi

Vous assurerez l'accueil ainsi que le secrétariat des élus et du directeur général des services (DGS).
Vous apporterez une aide permanente aux élus et au DGS, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Vos missions :
Accueillir le public
- Assurer l'accueil physique du public
- Gérer l'accueil téléphonique : réceptionner (et filtrer) les appels, donner les primo renseignements, prendre des messages, orienter les appels vers les différents services

Réceptionner, traiter et diffuser l'information
- Enregistrer le courrier départ/arrivée de la commune
- Garantir le circuit des parapheurs des services
- Diffuser les informations aux élus et au DGS et aux services
- Rédiger et envoyer les courriers produits par les élus et la direction générale des services
- Préparer des dossiers pour le DGS (selon les réunions / instances municipales)
- Prendre des notes lors des réunions (coordination notamment) et rédiger les comptes rendus
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Garantir l'agenda du DGS
- Prendre les rendez-vous et organiser les réunions (Présentiel / Visio)
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Gestion des déplacements / congés du DGS

Instances municipales - En collaboration avec la responsable des affaires juridiques
- Préparation des séances (convocation, ordre du jour, annexes obligatoires)
- Suivi de la séance en cas d'absence de la responsable des affaires juridiques
- Formalités à accomplir après les séances (finalisation des délibérations + pièces annexes, transmission contrôle de légalité)

Compétences techniques
- BTS Assistante de direction / Support à l'action managériale
- Maîtrise des outils de bureautique
- Maîtrise de l'expression orale et écrite
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Maîtrise de la prise de notes
- Capacité d'adaptation
- Capacité à gérer les situations de stress
- Aptitude au travail transversal

Aptitudes
- Bon relationnel
- Disponibilité et réactivité
- Aisance rédactionnelle
- Discrétion