Chargé de Gestion Documentaire H/F Segula Technologies

Dans le cadre d'un projet stratégique, vous serez en charge de la gestion et du contrôle documentaire. Vous assurerez la qualité, la cohérence et la diffusion des documents tout au long du cycle de vie du projet, en veillant au respect des procédures et standards établis.

Vous serez un acteur clé pour garantir la traçabilité, l'unicité et la conformité des livrables, tout en accompagnant les équipes dans l'utilisation des outils de gestion documentaire (GED, ProjectWise, ou équivalent).

Vos missions principales

- Mettre à jour et contrôler la liste des livrables du projet.
- Garantir l'application des procédures documentaires et le respect des modèles, chartes graphiques et codifications.
- Vérifier la cohérence des supports (GED, papier, électronique) et la présence des formats requis (natif + PDF).
- Assurer le dépôt des documents dans les systèmes GED aux dates prévues et selon les matrices de diffusion.
- Diffuser les documents aux intervenants appropriés pour validation, information ou prise en compte.
- S'assurer que toutes dérogations aux procédures soient correctement justifiées et documentées.
- Enregistrer et suivre les documents internes et clients, incluant bordereaux de diffusion, supports de formation, guides utilisateurs et fiches questions/réponses.
- Maintenir à jour les outils de suivi et d'avancement des livrables.
- Accompagner et former les utilisateurs sur les procédures et outils de GED.
- Mettre à jour les supports de formation et les guides utilisateurs pour garantir leur pertinence et accessibilité.

Livrables attendus

- Mise à jour régulière du document « Liste de livrables ».
- État d'avancement des dépôts dans la GED et suivi des statuts des documents.
- Maintien à jour des GED internes et clients.