Responsable de Gestion Administrative H/F CABINET MERLIN

VOS MISSIONS

Placée sous la responsabilité des responsables de service, vous serez leur assistant(e) avec deux composantes principales :

- La gestion administrative et financière des dossiers et de l'établissement :

Vous contribuerez à l'élaboration des offres d'ingénierie pour des clients publics et des clients privés. Vous aurez en charge la facturation de nos prestations (notre ERP est Navision) et le suivi des créances, le suivi des achats du service. Vous suivrez des indicateurs et préparerez des éléments financiers permettant à vos responsables d'analyser l'activité et de construire le prévisionnel d'activité.

- La gestion quotidienne de l'établissement et l'assistance aux collaborateurs de l'équipe

Vous serez chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique,

- Accueil des appels téléphoniques et des visites des différents intervenants (client, administration, entreprises, fournisseurs, autres, ...)
- Participation à la gestion financière du produit Energie en lien avec le chef de service et ses adjoints
- Gestion administrative du service, participation au montage et à la rédaction des offres d'ingénierie
- Suivi des commandes et relances clients
- Participation à la production des documents techniques (planning, analyse d'offres....)
- Contrôle de la qualité des documents produits avant émission aux clients

Gestion quotidienne de l'agence :

- Accueil des visiteurs, et gestion des appels entrants,
- Assistance à la production des collaborateurs : vous participerez au montage des offres d'ingénierie, et vous assisterez les collaborateurs dans la diffusion de documents, notamment la gestion des envois, l'archivage ...
- Gestion des achats : passage des commandes, suivi des réceptions et notamment pour ce qui concerne les prestataires extérieurs
- Participation à la gestion quotidienne des locaux, à l'animation de l'équipe, lien avec les services du siège ...

Gestion administrative de nos marchés :

- Initialiser les contrats : montage des marchés incluant les pièces contractuelles, justificatifs; signatures; réception et enregistrement dans le système d'information NAVISION ,
- Suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et sous-traitants,
- Transmettre les informations et documents au responsable d'affaire et au responsable de projet,
- Établir sur demande du responsable d'affaire et gérer les documents contractuels tout au long de la vie du contrat (OS, PV, avenants, ...),
- Émettre les mémoires d'honoraires, décompte définitifs de rémunération sur instruction du responsable d'affaire,
- Suivre les créances clients, relances,
- Gérer les interfaces avec le service comptabilité

Gestion administrative des marchés de travaux

- Vérifier la constitution « administrative » des marchés de travaux
- Gérer les signatures des marchés de travaux par le représentant habilité des entreprises et par le maître d'ouvrage
- Réceptionner, initialiser les marchés notifiés dans l'outil de liquidation et en informer le responsable d'agence
- Transmettre les informations et documents au responsable d'affaire et au responsable de projet
- Établir sur demande du responsable d'affaire et gérer les documents contractuels tout au long de la vie du marché (OS, PV, documents de sous-traitance, avenants, ...)
- Établir les certificats de paiement, décomptes définitifs, sur instruction du responsable d'affaire, en vérifiant l'adéquation avec les données contractuelles du marché
- Signer les documents de gestion pour lesquels elle est habilitée.