Chargé Administratif des Contrats H/F LogiOuest

La chargé(e) administrative des contrats assure la gestion complète du cycle contractuel et des appels d'offres, depuis leur mise en place jusqu'à la mise à jour des données. Il/elle prend en charge le traitement des factures marchés en coordination avec les fournisseurs et les services internes, tout en supervisant les missions de diagnostics immobiliers et en contribuant à la gestion locative.

Vos missions consisteront notamment à effectuer:

Suivi administratif et actualisation des contrats :

- Animer et collecter les informations nécessaires à la mise en place des contrats des nouvelles résidences
- Elaborer et gérer les avenants contractuels, mettre à jour les outils de gestion et bases de données (Edifice, Application Contrat, Tegia, GET)
- Gérer les révisions annuelles des prix forfaitaires et des bordereaux de prix en collaboration avec les fournisseurs, puis assurer leur intégration dans les outils de gestion.
- Réaliser la commande de révision annuelle relative aux adhésions multi-entretien habitat des locataires sur TEGIA
- Mettre à jour les données d'exploitation à survenance du besoin (contact fournisseur, RIB, KBIS, etc.)
- Conduire l'envoi et le suivi des courriers en lien avec les marchés
- Piloter la mise à jour des documents d'astreinte en interne et auprès du fournisseur et préparer les réunions d'informations semestrielles avec les collaborateurs d'astreinte
- Classer et archiver les dossiers numérique et physique de l'activité contrats
- Se positionner en relais contractuel auprès des agences
- Rédiger et transmettre les comptes rendus de réunion
- Transmettre aux agences, suivre et classer la validation des conventions et études techniques Fibre Optique

Suivi et traitement des factures marchés Récupérables et Non Récupérables :

- Vérifier et traiter les factures et avoirs marchés dans Edifice, en lien avec l'Application Contrat
- Intervenir auprès des fournisseurs pour modification des pièces si nécessaire
- Relancer les fournisseurs concernant les factures en attente de réception ou de traitement
- Provisionner les factures non parvenues en coordination avec les services charges et comptabilité
- Etablir les factures en lien avec les prestataires de multiservices, les opérateurs d'antennes télécom et panneaux publicitaires
- Se coordonner avec le pôle Charges pour les validations de factures

Gestion et mise en oeuvre administrative des appels d'offres et contrats :

- Elaborer et Vérifier les DPGF et annexes
- Gérer sur AWS : la publication des appels d'offres, le traitement des questions/réponses, l'attribution et la notification des marchés
- Réceptionner, préparer et organiser les contrôles préalables pour la signature des nouveaux contrats négociés par le service achats
- Saisir les données contractuelles dans les outils de gestion (Edifice, Application Contrat, GET, Tableaux)
- Numériser et Diffuser les pièces contractuelles aux directions concernées

Suivi et coordination des diagnostics immobiliers

- Superviser les missions de diagnostics immobiliers dans l'outil DiagInfo (DPE, Electricité, Gaz, RAAT, DAPP, etc .)
- Vérifier et valider la livraison des diagnostics immobiliers
- Accompagner les difficultés de livraison entre les diagnostiqueurs et les agences
- Participer aux réunions avec le groupe Polylogis
- Créer des missions en lien avec les thématiques DPE et DTA, en collaboration avec les équipes concernées

POSTE A POURVOIR COURANT OCTOBRE 2025