Secrétaire - Assistant de la Sous-Préfète H/F

Fonction publique de l'État

Vos activités principales :
Gestion de l'agenda, des rendez-vous, des déplacements, filtrage des interlocuteurs de la sous-préfète
Assure l'accueil physique et téléphonique
Mise à jour quotidienne du répertoire des contacts
Préparation des dossiers de la sous-préfète
Assure la gestion du courrier de la sous-préfète
Assure la gestion du courrier de la sous-préfecture, en l'absence du titulaire affecté à cette mission
Assure la gestion des budgets de fonctionnement de la sous-préfecture et de la résidence
Contribue à l'organisation des réceptions en lien avec la résidence
Planifie, organise et assure le suivi des réunions
Gestion des déplacements des personnes de la sous-préfecture (Chorus DT)

Votre environnement professionnel :
Activités du service
La sous-préfecture comporte un secrétariat général et trois bureaux: le bureau de l'administration et de la réglementation générale (BARG), le bureau de l'ingénierie territoriale (BIT) et le bureau de l'immigration (BIMM). Deux délégués du préfet, chargés de l'animation et de la politique de la ville, sont installés en sous-préfecture.
Les services gèrent l'ensemble des missions relevant de l'arrondissement: réglementation générale, aménagement du territoire, développement économique, ingénierie territoriale, relations avec les collectivités et les élus.
Le bureau de l'immigration, en sus de la gestion des titres et carte de séjour sur la zone de l'arrondissement, s'est vu confier les cerémonies de naturalisation pour l'ensemble du département du Var.

La sous-préfecture compte 30 agents.
Composition et effectifs du service
Le secrétariat général comprend le secrétaire général (A), 2 secrétaires (C), un gestionnaire logistique (C), un agent de gardiennage (C) et trois personnels techniques
Liaisons hiérarchiques
Sous-Préfète, Secrétaire Générale
Liaisons fonctionnelles
Cheffes de bureau - secrétariat particulier - gestionnaire logistique - agent de gardiennage - services de la préfecture (secrétariats, service du courrier, garage) - service coordination