Assistant d'Agence H/F Samsic Emploi

Samsic Emploi recherche pour son client une Assistante d'agence (H/F):

Mission principale
Assure le secrétariat de l'agence / services travaux et études.

Fonctions détaillées
Agence

Salaire selon profil
- Gère le courrier reçu, ouverture, diffusion ;
- Accueille les visiteurs ;
- Assure la réception des appels extérieurs de l'agence ;
- Assure la frappe et la diffusion des courriers de l'agence, transmet au service RH les documents reçus à l'agence ;
- Peut être sollicitée par les services RH / Finance pour l'envoi de courriers, RAR, mise en oeuvre du plan de formation ... etc.
- Assure les réservations des hébergements sur top travel pour les salariés de l'agence (sauf cadres)
- S'implique dans le fonctionnement général de l'agence : liste téléphonique, commandes de fournitures, supervision du contrat d'entretien des locaux ...
- Tient à jour les documents de suivi des études et des chantiers en cours ;
- Assure le lien et facilite la communication au sein de l'agence, propose au chef d'agence des améliorations sur l'organisation générale
- Organise les événements de communication, repas d'agence.

Etudes
- Demande les dossiers d'admissions et d'Appels d'Offres ;
- Etablit les dossiers de candidature ;
- Etablit et gère les soumissions ;
- Gère les références et les certificats de capacité.

Travaux
- Réceptionne les déclarations d'intention de travaux et les diffuse aux conducteurs de travaux ;
- Diffuse les Plans d'Hygiène et de Sécurité et Plan d'Assurance Qualité ;
- Elabore les contrats de sous-traitance et les fait valider par les conducteurs de travaux, accompagné des pièces, et en assure la diffusion et le suivi ;
- Assure la diffusion des documents entre l'Agence et les chantiers ;
- Suit les dossiers Marché ;
- A partir des documents établis par les conducteurs de travaux, met en forme les situations de travaux et factures et les diffuse aux clients ;
- Assure la transmission des éléments aux services comptables et RH (ouverture des chantiers, documents pour mise en place des cautions...).

Intérim / RH :
- Etablit les commandes sur Pixid à partir des informations des conducteurs de travaux
- Vérifie les pièces administratives des contrats
- Assure la rédaction et la diffusion des autorisations de conduite

Relations hiérarchiques
Directement rattaché Directeur d'Agence.

SAMSIC, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.