Secrétaire de Direction à la Direction des Soins H/F

Centre Hospitalier de Rodez Hopital Jacq

- Assister le Directeur des Soins dans l'organisation de son travail : programmation de rendez-vous et gestion de son agenda ;
- Accueil physique et téléphonique et information des personnels se présentant à la DRH/DS ;
- Traitement des messages électroniques du secrétariat ;
- Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
- Assurer la gestion et le suivi des offres d'emplois publiées et des candidatures reçues ;
- Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
- Organisation de réunions : coordination, préparation, organisation logistique ;
- Assurer le secrétariat de la Commission des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT) de Rodez et du Groupement Hospitalier du Territoire (GHT) : planification dans les délais impartis, préparation et transmission des documents et convocations, secrétariat de séance, réalisation et diffusion des procès-verbaux ;
- Organisation et tenue des astreintes des Cadres de Santé
- Suivi des grèves et des remontées statistiques au niveau régional et national

2. Les savoir-faire requis du métier
- Accueillir et orienter ;
- Assurer des transmissions d'informations pertinentes aux Directeurs Fonctionnels ;
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous ;
- Maîtriser les outils bureautiques et l'orthographe
- Avoir une capacité d'adaptation et être rigoureux
- Avoir le sens de l'organisation et du classement
- Savoir établir des priorités dans l'exécution des tâches et la transmission des informations
- Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs
- Respecter les consignes données par le supérieur hiérarchique
- Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse
- Travailler en équipe pluridisciplinaire.

3. Les savoir-être requis du métier
- Sens de l'accueil et de la communication
- Discrétion dans les transmissions d'informations dans le respect du secret professionnel
- Sens du travail en équipe et en polyvalence
- Capacité à gérer les priorités
- Capacité rédactionnelle
- Savoir être force de proposition
- Autonomie et prise d'initiative dans le respect de sa délégation