Assitant Administratif - le Kremlin-Bicêtre H/F

Communes

Au sein du service commerce, vous assurez le secrétariat et le suivi administratif du service sur ses principaux volets : commerce sédentaire et non sédentaire, occupation du domaine du public, animations.

A ce titre vous êtes placé sous l'autorité de la responsable de service Commerce.

Assurer l'accueil téléphonique et physique du service
- Accueil physique et téléphonique du service
- Organisation de réunions et tenue de l'agenda de la responsable, contrôle des échéances : coordination avec les secrétariats; réservation de salles ; courriers et mails d'invitation ;

Traiter les différents documents administratifs du service

- Mise en forme des courriers du service selon la charte graphique, suivi du circuit de visas et de signature et envoi
- Rédaction de courriers simples
- Rédaction des actes administratifs, des arrêtés d'occupation du domaine public notamment, pour le service Commerce
- Gestion du courrier entrant et sortant du service notamment lié au traitement des DIA et des demandes des commerçants
- Prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion pour diffusion

Suivre les dossiers du service et les outils de pilotage

- Gestion des tableaux de suivi (DIA, demandes de terrasses, liste des commerçants du marché)
- Suivi des différents appels à candidatures et traitement des offres (rétrocessions des baux commerciaux, animations, food trucks)
- Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock de fournitures bureautiques, photocopieur, etc..)

- Organisation des réunions et des prises de RDV avec les commerçants
- Gestion de la boite mail générique « Commerce »
- Suivi du circuit interne des visas, de signature et envoi des courriers

Autres taches

- Classement
- Archivage en lien avec le service des archives