Secrétaire Assistant Pédagogique H/F

Pôle Emploi

Institut de formation dans le secteur de la Santé recherche:
Un(e) Secrétaire Assistant(e) Pédagogique

Vous rejoindrez une équipe pour qui l'entraide et le partage sont présents au quotidien !

POSTE :

COLLECTER ET TRAITER LES DEMANDES D'INFORMATION

-Assure le traitement et le suivi de dossiers qui lui sont confiés et dont il-elle tient régulièrement informé son supérieur
-Accueil physique et téléphonique des étudiants

ASSURER DES TRAVAUX DE SAISIE ET DE MISE EN FORME DE DOCUMENTS

-Collecte, saisie et transmission des informations, selon le calendrier prévisionnel, aux autorités compétentes
-Renseigne les dossiers apprentissages
-Renseigne les dossiers de demandes d'aide aux financements ; préparations des devis, établissement des conventions
-Etablissement et distribution des attestations et certificats de scolarité
-Saisie détaillée des plannings, des modifications d'emploi du temps et communication aux étudiants
-Saisie et suivi des déclarations d'accident de travail
-Mise en forme des documents en lien avec les évaluations, le contrôle continu, les certifications.

GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISATIONNELLE DU SERVICE

-Organisation et planification des démarches administratives de pré-rentrée avec l'équipe pédagogique et les différents partenaires
-Gestion administrative des étudiants en soins infirmiers de l'entrée en formation jusqu'à la sortie
-Saisie des informations relatives au dossier administratif dans les logiciels dédiés à cet effet
-Envoi de la circulaire de rentrée après validation de la Direction
-Constitution des listes des étudiants et envoi des listes définitives aux autorités compétentes
-Transmission à l'université des listes et des mouvements des étudiants par promotion
-Réception et distribution des certificats de scolarité et des cartes universitaires
-Commande et distribution de cartes étudiants IFSI
-Mise en forme et affichage des plannings, suivi et envoi aux étudiants en parcours individualisés
-Établissement des états de présence et suivi des absences, transmission aux services internes et/ou externes selon le statut de l'étudiant
-Réalise les tableaux de bord permettant le suivi technique et/ou financier de l'activité
-Participe au développement de la démarche qualité
-Applique des procédures et méthodes administratives y compris informatiques
-Participation à l'élaboration des livrets de formation
(...)
ASSURER LE CLASSEMENT ET L'ARCHIVAGE DES DOSSIERS

PROFIL DU CANDIDAT :

Vous êtes placé(e) sous l'autorité directe du Responsable Pédagogique.

Savoirs :

-Maîtrise du référentiel Infirmier ;
-Maîtrise rédactionnelle ;
-Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
-Maîtrise des logiciels de gestion de scolarité et concours Winifsi ;

Savoirs faire techniques :

-Faire preuve de réactivité, d'initiative et d'anticipation ;
-Faire preuve de rigueur et d'organisation ;
-Etre capable d'appliquer la règlementation ;
-Être capable de contrôle ;
-Etre capable de gérer les priorités et les conflits ;

Savoirs faire relationnels :

-Aptitude à la communication écrite et orale ;
-Faire preuve d'écoute et de disponibilité ;
-Capacité à travailler en autonomie et en équipe ;
-Faire preuve de discrétion ;
-Secret professionnel
-Faire preuve de discernement ;
-Maitrise de soi ;
-Impartialité ;
-Objectivité.

Prime de fin d'année : Oui
Ségur 1 : Oui