Assistant de Direction H/F Groupe Vilogia

Au sein de Vilogia Logifim, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner, faciliter et optimiser la gestion administrative et opérationnelle de Vilogia Logifim. Travaillant en étroite collaboration avec le Directeur, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder.

Secrétariat/Assistanat :
- Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique
- Gérer et optimiser l'agenda selon les préconisations du Directeur
- Planifier les réunions en optimisant les lieux et les temps de trajet et en limitant les déplacements si cela ne dégrade pas la qualité de la réunion
-Travailler en parfaite collaboration avec la deuxième assistante de direction : Être solidaire entre vous dans les missions qui vous incombent
- Coordonner et être l'interlocutrice privilégiée des assistantes de la direction pour garantir la fluidité et la transparence des informations

Gestion logistique et RH du service :
- Gérer les réservations diverses : salles, restaurants, transports
- Organiser les déplacements et les hébergements en cas de déplacements
- Suivre et renseigner les données RH utiles à l'établissement de la paie
- Être la référente des parcours d'intégration au sein de la direction et des départs

Montage et suivi administratif des principales activités de la direction :
- Traiter directement certains dossiers et en assurer le suivi
- Préparer, centraliser et archiver les dossiers administratifs
- Renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi
- Création de documents (notes internes, présentations PowerPoint, synthèses, comptes rendus réunions, formulaires)
- Être le soutien auprès du Directeur et de l'équipe
- Trier les informations et les documents et coordonner l'information (fonction relais)
- Être en contact avec les différents métiers au sein de la direction pour traiter des sujets complexes
- Gérer certaines instances transversales (planning, compte-rendu, suivi opérationnel) telles la Commission d'appels d'offres, la revue de projets patrimoine, etc.

Gestion de la communication et du courrier :
- Assurer la transversalité et la fluidité des échanges d'informations au sein de Vilogiai Logifim, de la Direction patrimoine et de la Direction gestion immobilière et de toutes parties prenantes utiles d'informer.
- Assurer le relais avec les différents interlocuteurs et favoriser la communication tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du groupe
- Gérer les correspondances : Assurer la gestion du courrier de sa réception à son traitement et en assurer le classement

Établir et suivre la facturation et les paiements aux fournisseurs :
- Réceptionner les factures à mettre en paiement
- Rapprocher les factures avec les engagements budgétaires
- Créer les fournisseurs et renseigner les factures dans l'outil de gestion
- Relancer en cas de non-paiement
- Veiller au respect du budget (bureautique, déplacements, équipements...)