Secrétaire de Direction H/F Abil Ressources

ABIL RESSOURCES recherche pour un de ses partenaires un(e) office manager H/F en intérim de 4 mois renouvelable basé à Paris 8eme.

Salaire :

30-40 ke en fonction de l'expérience

Pas de télétravail

Travail du lundi au vendredi

8h30-12h30-13h30-17h00

Ticket restaurant

Mutuelle prévoyance

Remboursement pass Navigo 75%

METRO OU RER SAINT LAZARE

Mission :

Au sein d'une équipe d'une quinzaine de consultants en recrutement, vous gérez le quotidien de l'agence

-Gestion des appels téléphoniques

-Gestion de l'accueil physiques des managers de transition et des clients ou fournisseurs

-Gestion des nouveaux arrivants : commandes des tablettes et écran et aide au paramétrage des outils

-Gestion des services généraux et de la maintenance courriers, commandes de café, thé sucre, papier etc., intervention du plombier, chauffage, climatisation, en cas de problème faire le nécessaire pour faire intervenir les prestataires

-Traitements des factures fournisseurs, contrôle et pointages des notes de frais des managers de transition, remontée des éléments au siège , gênerez les factures clients

-Au quotidien : utilisation d'un tableur Excel en TCD : calcul des marges, sections analytiques, calcul du CA par mission, TJM des collaborateurs, appétence pour les chiffres le contrôle de gestion de l'activité. Savoir être très précis et s'autocontrôler.

Une fois tous les 15 jours préparation des tableaux de bord sous Excel ou PowerPoint afin de présenter les chiffres résumés de l'activité (commandes en cours perdue gagnée, ca, marge etc...), organiser la réunion avec les Partners , envoyer l'ordre du jour de la réunion, utilisation logiciel

-Suivi du label bureau Veritas en veillant à l'application de procédures ainsi que contrôler des points d'audits afin d'être reconduit d'une année à une autre

-Gestion de la relation client : recouvrement téléphonique des clients, suivi de la base candidats, suivi des signatures électroniques des lettres de mission, puis des contrats de délégation. Vous avez le sens du détail développé afin de vous autocontrôler lors des facturations clients

-Gérer les évènements clients ou candidats salon, affiche, communication, préparer des affiches, coordonner la location stands etc. Si évènements réserver le traiteur etc...

-Votre sens du contact et de l'empathie est développé afin d'avoir le sens du service client interne les consultants du cabinet en externe les managers de transition et les contacts transverses au niveau du siège de votre n+1 à distance et des fournisseurs

-Vous relancez toutes les semaines les managers de transition pour récupérer les CRA /BH , les profils a suivre sont d'ancien directeurs cadres dirigeants

Vous pourrez être formée à certaines taches par votre n+1, il faudra faire preuve de réactivité et intégrer vite les données.