Adjoint au Responsable du Service Formations H/F

Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions et activités principales
L'adjoint (H/F) accompagne la responsable de service dans la préparation des dossiers. Il contribue au bon déroulement des activités du service. Il assure de façon autonome l'instruction des dossiers dont il a la charge débouchant sur une réalisation attendue par le responsable.
Il encadre une équipe de 4 agents de catégorie B.
il accompagne la responsable de service dans la prospective d'évolution et d'amélioration du service, notamment dans la gestion et l'exploitation des données ou la création d'outils internes. Il/elle formalisera les procédures internes du service.
Il/elle participe à l'amélioration de la gestion des stages destinée à développer et faciliter les déroulement des stages dans les programmes de formation et d'un observatoire de la vie étudiante et de l'insertion professionnelle.
A cet effet, l'adjoint au service formation réalise les activités suivantes:
- Organiser les instances pédagogiques - CFVE - CPS et rédiger les comptes rendus.
- Préparer des réunions de service et inter-services.
- Mettre en place des plannings sur ADE et participer à la mise en oeuvre de la maquette pédagogique dans ses grandes lignes, de l'admission à la délivrance du diplôme de l'étudiant.
- Gérer les dépenses du service formation et participer à la préparation du budget du service (des dépenses liées aux visites et voyages, en s'assurant de rester conformément au budget)
- Organiser les visites et voyages liés au programme pédagogique : réservation des hébergements et des transports nécessaires. Suivi du volet administratif pour garantir le bon déroulement des déplacements.
- Organiser le recrutement des intervenants extérieurs et des professeurs invités: suivi administratif du processus de recrutement, gestion des frais de déplacement et coordination logistique pour faciliter le déroulement des interventions devant les étudiants.
- Amélioration de la gestion des stages: Élaborer et mettre en oeuvre des procédures destinée à développer et faciliter les déroulement des stages dans les programmes de formation. L'adjoint a pour mission de gérer les aspects administratifs y compris la documentation et la communication avec les stagiaires.
- Participer à la mise en place d'un observatoire de la vie étudiante et de l'insertion professionnelle. L'adjoint collecte et analyse des données à des fins statistiques. Il réalise des rapports et répond aux enquêtes du ministère.
- Participer à l'amélioration continue du dispositif de formation au travers d'outils d'évaluation des enseignements et du service à l'étudiant et à l'enseignant.
- Participer à l'organisation des événements école liés à la pédagogie (Journée Portes Ouvertes, séminaires enseignants)
- Assurer les missions transversales au sein du service.