Gestionnaire des Stages H/F

Universite D'orleans

Mission

Le gestionnaire a pour missions, la réalisation de l'ensemble des opérations administratives permettant la mise en stages et le suivi du parcours des étudiants, pour les 4 promotions de l'Ecole (excepté service sanitaire et stage d'ergonomie), sous la responsabilité conjointe du responsable du service professionnalisation et du responsable pédagogique des stages.

Activités principales

Vos principales missions sont :

Gestion du fichier des terrains de stage :

- Recenser les offres de stages chaque année (pour l'année N+1) et les possibilités d'hébergement des stagiaires en région CVL ;
- Mettre à jour la cartographie des stages et les classeurs stages (fiches renseignements, caractéristiques des terrains de stage) ;
- Préparer la liste des stages prévisionnels en amont de la mise en stage des étudiants ;
- Diffuser les places aux étudiants (en lien avec le responsable pédagogique des stages) ;

Gestion organisationnelle des stages :

- Etablir les conventions de stage ;
- Organiser la distribution des conventions de stage aux étudiants et à leur diffusion aux tuteurs de stage ;
- Gérer les modifications, les remises en stage ponctuelles ;
- Participer à la gestion de l'aide régionale (information, suivi de la procédure) ;

Suivi du parcours de stage des étudiants :

- Elaborer et suivre pour chaque étudiant, le parcours de stage sur toute la durée du cursus ;
- Elaborer le bilan annuel de l'offre de stage ;
- Suivre les actes administratifs et développer une démarche qualité pour l'ensemble des activités du poste (Organiser et alimenter des bases de données ; Recueillir les informations et les saisir dans les tableaux de suivis) ;
- Veiller à l'archivage en format papier ou numérique des productions inhérentes au Poste.

Collaborateur avec les départements de la région Centre Val de Loire :

- Etablir et maintenir un contact régulier et une bonne collaboration avec les Agences ou Services départementaux de la Région CVL
- Transmettre aux agences les informations nécessaires à l'accueil des étudiants en stage
- Transmettre aux étudiants les informations sur les aides proposées par les départements pour les stages et l'installation
- Participer avec les agences à l'organisation de deux évènements annuels de présentation aux étudiants

Soutien occasionnel à la gestion administrative du pôle développement de la recherche :

- Organiser des jurys de soutenance des étudiants en Master 2.

PROFIL RECHERCHÉ
Formations/expériences dans le domaine administratif
Une expérience sur un poste similaire est un plus.

Compétences et qualités requises
Bonne maitrise d'Excel et des outils bureautiques ;
Savoir rédiger des documents ou des supports de communication ;
Savoir rendre compte et travailler en équipe ;
Autonomie, rigueur, réactivité et fiabilité ;