Assistant Administratif H/F Seqens

Rattaché au Secrétaire Général de la Direction Départementale des Yvelines, vous assurez les missions d'assistanat : transmission d'informations, suivi et classement de dossiers, préparation et organisation de rendez-vous, rédaction de documents.

Dans ce cadre, vous intervenez pour les missions suivantes :

Assistance administrative

- Gérer le traitement du courrier entrant et sortant,

- Enregistrer les courriers de réclamation dans l'outil COLIBRI,

- Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques (GEIDE),

- Apporter un appui administratif aux différents services à la demande du Secrétaire Général (mailings, copies, suivi des dossiers administratifs, mise en forme de documents, comptes rendus, etc.),

- Participer à l'organisation logistique des rendez-vous, réunions et événements de la Direction Départementale,

- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et outils de pilotage sous la responsabilité du Secrétaire Général,

- Assurer le reporting régulier à la hiérarchie,

- Gérer l'agenda et planifier les rendez-vous.

Suivi des prestataires et fournisseurs

- Relancer les fournisseurs sur les bons de commande non facturés,

- Suivre les commandes des étiquettes de boîtes aux lettres,

- Aider au suivi des fournisseurs pour le Secrétariat Général (envoi de la ligne de proximité, relances, rédaction de comptes rendus, etc.).

Gestion des moyens généraux et organisation interne

- Participer à la gestion des moyens généraux de la Direction Départementale (approvisionnement en consommables, suivi de l'économat, gestion des interventions en cas de panne d'équipement, etc.),

- Contribuer aux recensements et aux actions nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la Direction Départementale.

Accueil et orientation du public

- Assurer l'accueil physique des visiteurs, répondre aux demandes de premier niveau et orienter vers les services concernés,

- Recevoir et orienter les prestataires intervenant au sein du service ou de la Direction Départementale (moyens généraux, maintenance, etc.).