Assistant·e Administratif·ve H/F

CIRAD

Au sein de l'UMR AGAP Institut, vous apporterez votre appui administratif et financier à différents collectifs de type équipe de recherches (DDSE, DEFI), et Centre de Ressources Biologiques. Dans ce contexte, vous intégrerez le Collectif des assistantes de l'unité. Vous serez placé.e sous l'autorité hiérarchique de l'adjointe à la direction, chargée du pilotage des ressources humaines de l'unité.

Votre mission principale sera d'assister ces collectifs et de gérer les affaires courantes. Vous aurez en charge la planification et l'organisation de réunions des différents collectifs, vous rédigerez et diffuserez les relevés de décision et participerez au suivi de l'application des décisions prises. Vous gérerez la/les messageries électroniques collectives le cas échéant et tiendrez à jour les sites collaboratifs utilisés par ces collectifs.

Vous aurez en charge l'organisation des déplacements en France, à l'étranger et dans les Doms.

Vous assurerez le montage et le suivi des dossiers d'accueil. Dans ce contexte, vous serez l'interface entre les services administratifs du CIRAD et de l'INRAe, et la direction de l'unité.

Vous assurerez le suivi financier des collectifs auxquels vous êtes rattaché.e. Pour ce faire, vous élaborerez des tableaux de bord spécifiques à chaque collectif et organiserez des réunions régulières pour faire des points financiers. Vous collaborerez avec les gestionnaires de convention et les chefs de projets pour les montages budgétaires et leur suivi en interaction forte avec l'Adjointe à la direction, Chargée des affaires financières de l'unité. Vous participerez aux réunions budgétaires organisées par la direction et veillerez au respect des directives données par les tutelles.

Vous serez en charge de la logistique autour d'évènements scientifiques des collectifs de type colloques, séminaires..

Vous assurerez l'intérim des assistantes de collectifs en cas d'absence.

Profil souhaité

BTS Support Action Managériale
2 ans minimum d'expérience professionnelle dans un poste similaire.

Savoir :
Maîtrise des techniques et outils administratifs.
Excellente maîtrise des logiciels de bureautique courants et agilité avec la mise en place de nouveaux outils
Pratique de l'anglais écrit

Savoir être :
Appétence pour le travail en équipe
Être organisée, rigoureuse, réactive, force de proposition
S'adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc).
Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, à l'écoute, neutralité bienveillante, confidentialité).
Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service.
Savoir déceler des situations sensibles.
Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise.

Savoir-faire :
Réaliser des comptes rendus de réunion.
Coordonner les informations.
Préparer et suivre les dossiers RH et Finances des collectifs.
S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier)
Savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit.
Des connaissances sur les aspects Qualité seront un plus

Contraintes du poste
Travail sur écran + 4 h

Poste ouvert aux
Non Cadre

Salaire base France, hors indemnités d'expatriation le cas échéant
à partir de 25K€ selon expérience

Localisation du poste
Localisation du poste
France

Précision sur la localisation (DR, ville)
Montpellier