Assistante SAV Planification H/F GIF emploi

PROJETS 1, agence de travail temporaire et recrutement spécialisée dans la délégation de personnel bureau d'études et technique recherche pour le compte de son client, Une Assistante SAV planification H/F

Missions :
Admnistratif
- Assurer le secrétariat travaux : gestion de la documentation technique, saisie des devis,et des rapports chantiers
- Effectuer la saisie et la mise en forme des documents
- Créer sur le logiciel dédié des fiches interventions
- Etablir et saisir des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et s'occuper du suivi
- Chiffrage fournisseurs
- Rédiger les bons de commande fournisseurs
- Assistance technique : suivi des commandes et livraisons
- Préparation des fiches techniques pour DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés)
- Tenir à jour les plannings et gérer les rendez-vous des intervenants techniques
- Elaborer le suivi et tenir à jour l'avancer des différents projets : tableau, rapports etc.../ outils de suivi d'activité de chantier à l'aide d'échéanciers, tableaux de bord
- Coordonner les communications entre les différents intervenants du chantier (MOA,
intervenants externes...)
- Préparer les pièces des dossiers chantier, y compris celles qui concernent les éventuels, sous-traitant
- Classement et archivage de documents et dossiers
- Assurer les demandes de facturation via la GED
- Gestion des appels d'offres

Gestion des Timesheets
- Assurer et mettre à jour le logiciel de feuilles de temps (environ 10 techniciens à charge) : vérification des heures via les plannings

Gestion des appels téléphoniques et des différentes boites emails
- Gestion des appels téléphoniques (clients / fournisseurs et techniciens ...)
- Rediriger les appels aux personnes concernées
- Assurer le suivi de l'ensemble des boites emails affectées et répondre aux demandes

Autres Attributions
- Communiquer de manière ascendante, transversale et descendante
- Rendre compte de son activité à son supérieur hiérarchique grâce à des reportings
réguliers et l'alerter de tout dysfonctionnement
- Commenter son activité auprès de différents interlocuteurs externes et internes
- Participer à différentes réunions
- Réaliser toute tâche ou activité liées au bon fonctionnement de l'entreprise et entrant
dans le champ de qualification et de compétence
GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.