Assistante Administrative - Commune de Saint Ay H/F

Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Maire, l'agent assure un soutien administratif structuré et autonome dans la gestion des conseils municipaux, des conseils d'administration et des instances locales. Il/elle travaille en lien direct avec le Maire pour la gestion de son agenda et la préparation des dossiers de réunion.
À partir des éléments transmis par le Maire et les directeurs, il/elle prépare les ordres du jour, met en forme les projets de délibérations et organise le suivi administratif des séances.
Il/elle assure également le suivi du courrier, participe à certaines réunions à des fins de prise de notes, et centralise les documents administratifs, notamment les pièces juridiques et institutionnelles.
Ce poste requiert de la rigueur, un bon sens de l'organisation, une capacité à apprendre rapidement, et une certaine autonomie dans l'exécution des tâches confiées.

CONSEILS MUNICIPAUX
Sur la base des éléments transmis par les services et validés par le Maire :
- Préparation administrative des conseils municipaux (mise en forme de l'ordre du jour, des projets de délibérations et des notes de présentation)
- Présence lors des séances pour prise de notes
- Rédaction et diffusion du compte rendu
- Transmission des délibérations et suivi administratif (publicité, contrôle de légalité, archivage)

CONSEILS D'ADMINISTRATION
- Présence lors des conseils d'administration pour prise de notes
- Rédaction, diffusion et classement des comptes rendus

APPUI AU MAIRE - AGENDAS ET REUNIONS
- Gestion et actualisation de son agenda
- Appui logistique et administratif lors des permanences et réunions
- Préparation matérielle et administrative des réunions et rendez-vous de l'exécutif municipal

GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE ET RELATION AUX USAGERS
- Réception, enregistrement et suivi du courrier et des courriels adressés à l'exécutif
- Rédaction de réponses types ou transmission aux services compétents
- Appui administratif à certaines commissions (convocations, relevés, archivage)

APPUI AUX RELATIONS INTERCOMMUNALES
- Participation à certaines réunions intercommunales à des fins de compte rendu administratif
- Transmission des comptes rendus au Maire et aux élus concernés
- Suivi et archivage des échanges administratifs avec les partenaires institutionnels

SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS JURIDIQUES
- Classement, suivi administratif et transmission des dossiers juridiques et contentieux, en lien avec les élus, les services et les conseils externes.
Toute mission exigée par l'intérêt du service public