Assistant·e de Centre en Charge des Missions - Déplacements - Réception H/F

Ministères économiques et financiers

En tant qu'Assistant.e de centre, vous êtes en charge de l'organisation des missions de l'ensemble des agents du centre (permanents, non permanents et invités), de la préparation de l'ordre de mission à la mise en paiement des remboursements des frais de déplacement.

A ce titre, vous serez responsable des opérations suivantes:

·Contrôle et vérification de toute la chaine d'engagement des dépenses de missions (création des ordres de mission et validation, demandes d'avances pour les déplacements coûteux, vérification des justificatifs de dépenses, édition de la fiche de frais définitive au retour de l'agent et transmission au service financier pour paiement).

·Réservation des titres de transports (train, avion) et des hébergements tout en respectant la politique voyage de l'Institut Mines Telecom.

·Emission et gestion des bons de commandes ayant trait aux frais de réceptions ou d'inscriptions en conférences, de la création dans notre SI Finance à la constatation du service fait de la prestation pour paiement.

· Organisation de manifestations ayant lieu sur le site telles que séminaires et conférences, réunions de travail, soutenances de thèse...

·Suivi des dépenses de missions et saisie des dépenses engagées dans les reportings financiers des projets de recherche.

·Assurer une continuité de service en cas d'absence des 2 autres assistantes de gestion du centre sur les bons de commandes de dépenses de consommables, petits matériels et d'investissements sur les projets de recherche.