Secrétaire de Direction H/F

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Il ou elle est le collaborateur direct d'un ou plusieurs cadres dirigeants ou managers. Le métier consiste principalement à les assister afin d'optimiser la gestion de leur activité (logistique de réunions, séminaires, déplacements, présentation de documents, suivi de dossiers, accueil, etc ) Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il ou elle peut être en charge du suivi de dossiers (contrat de maintenance des équipements, suivi relance client, gestion administrative du personnel, dossiers d'appels d'offres, dossiers de subvention, ) ou d'évènement spécifiques (organisation de séminaires, salons, )
Il ou elle sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Il ou elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.
Il ou elle sait où trouver l'information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Il ou elle a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux les technologies multimédia.
Activités et compétences de base :
- Mettre en oeuvre les méthodes et procédures afférentes au poste,
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique, filtrer les appels de la Direction
- Classer et archiver les documents
- Porter à la connaissance de son supérieur tout dysfonctionnement
- Organiser les déplacements
- Concevoir et rédiger les courriers, les rapports, etc
- Préparer les réunions (convocation, préparations des dossiers, réservations de salles, ) et établir les compte-rendu en lien avec la Direction
- Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages
- Traiter et diffuser les notes de services et les contrats en interne
- Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives en l'absence de la Direction
- Maitriser l'outil informatique utilisé et les logiciels (Powerpoint, Word, Visual Planning : logiciel de planification RH).

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