Gestionnaire Formation Continue du Personnel Non Medical H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Le chips recrutement un.e gestionnaire de formation continue du personnel non médical pour son service de formation continue.
Au sein des équipes de la direction des ressources humaines, vous êtes rattaché(e) au responsable des services de formation continue du centre hospitalier intercommunal Poissy-Saint-Germain-en-Laye (CHIPS).

Vos missions :
- Accueil, orientation, conseil et information aux professionnels de l'établissement dans le domaine de la formation continue, des études promotionnelles et des examens professionnels ;
- Organiser les sessions de formation : planification, logistique ;
- Gérer les inscriptions et la relation avec les professionnels ;
- Rédiger, préparer les documents relatifs au domaine de la formation continue : convocation, ordre de mission, documents études promotionnelles et examens professionnels ;
- Collaborer avec les formateurs internes et externes ;
- Inscrire, suivre et contrôler les actions de formations sur le logiciel Gesform ;
- Réaliser un suivi financier et assurer le reporting (portefeuille d'activité) ;
- Mettre en facturation après contrôle des dossiers et selon les barèmes réglementaires définis ;
- Réaliser le contrôle de la dépense engagée et réalisée (clôture financière juin et décembre) ;
- Etudes promotionnelles Diplômes Universitaires Masters :
o Instruire les dossiers de demandes, vérification des pièces demandées ;
o Inscrire, suivre et contrôler les dossiers avant présentation à la commission ad hoc;
o Préparer et suivre la commission EP ;
o Instruire les dossiers (contacter les écoles, obtenir les devis/conventions, rédiger les courriers et ordres de mission, engager la dépense pluriannuelle).

Missions spécifiques
- Gestion administrative collective et individuelle des professionnels ;
- Gestion et traitement des données et des informations : recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, archivage, suivi ;
- Renseignement et suivi des données GESFORM incluant des données financières ;
- Gestion et accompagnement des entretiens professionnels et de formation sur Gesform ;
- Collaboration avec les services DRH, finances, pour le suivi des dossiers ;
- Collaboration avec les partenaires :
o Internes : direction des soins, équipe d'encadrement, professionnels de l'établissement ;
o Externes : ANFH, instituts de formation, prestataires, organismes de formation.

Qualités requises et compétences souhaitées
- Compétences :
o Connaissance du système d'information et des outils de gestion informatiques ;
o Utilisation des outils bureautiques et logiciels institutionnels ;
o Classement des données, informations, documents divers ;
o Gestion du budget par portefeuille d'activité, optimiser la gestion et rapporter à sa hiérarchie ;
o Accueillir les professionnels et prestataires ;
o Gestion des salles de formation (planning, logistique) ;
o Définir et utiliser un plan de classement pour les dossiers de formation.

- Connaissances :
o Connaissances des dispositifs de formation continue ;
o Gestion budgétaire et administrative sur le logiciel GESFORM
o Utilisation des outils informatiques et outils de communication ;
o Maitrise indispensable d'office 365.

- Qualités : qualité relationnelle ; sens du travail en équipe, disponibilité ; rigueur et sens de l'organisation ; esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse ; Loyauté ; Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Horaires
Poste à 100%
Du lundi au vendredi : 8h30-16h00/9h30-17h00 permanence à assurer tout au long de l'année.
Les périodes d'absences sont planifiées et validées par le responsable de la formation continue.