Gestionnaire Administratif et Pédagogique du Service des Sports H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS
- Assistance à la direction : appui quotidien au Directeur dans la gestion des activités du service
- Secrétariat : prise en charge du secrétariat du Service des Sports et de l'Association Sportive
- Gestion des demandes : réception, hiérarchisation, traitement et transmission des sollicitations adressées à la direction
- Gestion pédagogique : coordination de l'outil collaboratif APSOLU, formation des nouveaux enseignants et personnels administratifs (Assas Paris et Melun), organisation annuelle des inscriptions sportives et du suivi pédagogique
- Formation interne : accompagnement des vacataires sur les outils et procédures (APSOLU, APOGEE, fonctionnement du service)

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Pédagogie
- Référent de l'outil APSOLU
-Saisie et paramétrage du planning semestriel des APSA
-Enregistrement manuel des inscriptions du personnel (Excel, APSOLU)
-Paramétrage des campagnes d'inscription pédagogique sur APOGEE
-Importation et saisie des notes sur APOGEE
Administration
- Rédaction de notices d'utilisation pour les enseignants et personnels
- Gestion et suivi des dossiers de paiement des enseignants titulaires et vacataires
- Recrutement et gestion des vacataires administratifs (engagements, états d'heures)
- Saisie du service prévisionnel et réalisé des enseignants titulaires et vacataires sur OSE
- Suivi des conventions de location des installations sportives et de la facturation
- Référent Inter-Universitaire (Sorbonne, Sorbonne-Nouvelle, Panthéon-Assas)
Gestion des demandes d'intervention DSI
- Commandes de matériel pour les sites d'Assas et Melun
- Suivi des dossiers L3 SHN en apprentissage (commission et envoi de la liste à la DEF)
- Traitement des courriels de la boîte commune du service
Communication
- Accueil physique des étudiants, personnels, enseignants et extérieurs
- Interface entre le SUAPS et les structures extérieures
- Coordination avec les services de l'université et établissements associés
- Mise à jour du site internet
- Diffusion d'informations aux usagers et membres de l'Association Sportive
- Élaboration et envoi des cartons d'invitation
Gestion de la salle de sport
- Élaboration du planning d'utilisation
- Coordination avec la DSI pour la configuration des réservations
- Enregistrement des utilisateurs dans la base d'accès
Association Sportive et événements
- Participation à l'organisation des événements du SUAPS et de l'AS
- Gestion des sections sportives compétitives sans professeur titulaire (demande de licence, engagement sur les compétitions, traitement des demandes de paiement ou de remboursement)
- Organisation logistique des déplacements en championnat de France universitaire (transport, hébergement, repas...)