Assistante de Formation H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) au Responsable qualité vos missions sont :

Gestion des Stagiaires :
Accueil, orientation et accompagnement des stagiaires
Gestion des candidatures dans les formations
Inscription des stagiaires dans la base de données (Aurion)
Gestion administrative et pédagogique des formations initiales et continues
(convocations, conventions, feuilles d'émargement, attestations de présence,
etc.)
Garantir les moyens nécessaires au bon déroulement de la formation, qu'elle
soit en présentiel ou en distanciel
Gestion du suivi des scolarités des étudiants (absences, demandes de rendez-
vous...)
Organisation et suivi des évaluations, examens, soutenances et/ou concours
blancs (saisie des notes, éditions des relevés de notes, ...)

Gestion des Formateurs :
Gestion des dossiers administratifs des enseignants en lien avec le service
Ressources Humaines
Planification des cours en lien avec les formateurs (planification des
interventions et des prévisions, demande de salles auprès du service concerné, ...)
Suivi de l'activité : réception des devis et factures, saisie de la planification des
interventions, pointage et déclaration des heures mensuelles réalisées en vue
de leur rémunération
Soutien pour le dépôt des supports de formation sur les plateformes
numériques

Veille et Développement Métier :
Mise en place d'outils de collecte et d'exploitation des informations
Veille métier du poste d'assistant de formation
Participation à l'élaboration d'outils de communication
Participe à l'organisation d'évènements

Autres activités administratives :
Standard téléphonique
Renseignements visiteurs
Mise à jour ou création de feuilles de route conforme au référentiel de la
démarche qualité Qualiopi
Tenue des tableaux de bord de l'activité en vue de la mise à jour du site internet
de l'institut
Suivi des demandes de photocopies, lien avec le service de reprographie
Gestion des demandes de services sur « solucio »