Assistante Administrative Drom-R - Pcme H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Au titre d'assistant(e) de la DROM-R, il/elle assure :
(1) Lagestion de l'agenda du directeur (agenda complexe avec une forte dimension territoriale) : il/elle organise les réunions et les déplacements et assure la préparation des dossiers ;
-Traitement, circulation et archivage des documents reçus par le directeur (courriers internes et externes, courriels, notes d'information, notes de service, décisions, arrêtés et décisions, etc.) au sein de la gestion documentaire de la DROM-R ;
-Suivi des décisions de la direction et de leur mise à jour ;
-Organisation et gestion et des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat de la DROM-R ;
-Gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles ;
-Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents ;
-Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus (respect du papier à en-tête, etc.) en lien avec le secrétariat général et la direction générale.
(2) Appui à la coordination des instances et des réunions thématiques pilotées par la DROM-R :
-Préparation, suivi et appui à la préparation des instances médicales (CMG, CME et sous commissions) en lien avec l'agenda institutionnel du centre hospitalier de Versailles et des établissements de la direction commune ;
-Préparation et suivi des trames d'ordre du jour pour les instances précitées ;
-Suivi du calendrier pour la préparation et l'envoi des ordres du jour, en lien avec le secrétariat général ;
(3) Préparation et organisation des réunions de la direction :
-Réservation, préparation et vérification des salles de réunion pour l'accueil des instances et réunions thématiques susmentionnées, préparation de supports quand nécessaire
-Rédaction, suivi et archivage des comptes rendus des instances susmentionnées
-Contribution à la préparation des événements institutionnels (journée d'accueil des internes, des étudiants en santé, etc.)
-Préparation et mise en ligne des annonces de recrutements médicaux sur le site web et les réseaux sociaux
-Suivi d'indicateurs et de tableaux internes à la direction
Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être complétées en fonction de l'actualité de la DROMR.
Au titre du secrétariat du Président de la CME :
A ce titre, il/elle assure l'accueil téléphonique et physique, ainsi que la réception, le traitement et la circulation des informations, des correspondances et des documents destinés au Président de la CME. Sous la responsabilité de ce dernier, il/elle gère son agenda, assure l'organisation logistique des réunions de travail qu'il coordonne ou auxquelles il participe, ainsi que la préparation des dossiers et documents utiles à ces réunions. Il/elle réalise par ailleurs la prise de note, la frappe, la rédaction et/ou la mise en forme de documents, courriers et comptes-rendus de réunions (bureaux de CME par exemple).
Principales activités :
-Accueil des personnes : Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;
-Prise de notes, frappe et mise en forme des documents : Prise de rendez-vous / gestion de l'agenda du président de CME ;
-Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques : Reproduction et diffusion de documents / dossiers, mise en place et mise à jour des listes de diffusion, traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ; -
-Passage des commandes de fournitures.