Assistant Administratif H/F

IPAG

L'assistant(e) administratif(ve) assiste le Responsable du campus dans l'organisation et le suivi administratif du site de Thionville-Luxembourg.

Compte tenu du temps partiel, le poste se concentre sur les missions essentielles liées à la gestion quotidienne et au soutien administratif.

1. Gestion administrative :

- Assurer le secrétariat du Responsable de campus (agenda, mails, courriers, notes) ;
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous ;
- Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs (étudiants, intervenants, prestataires) ;
- Classer et archiver numériquement les documents pédagogiques et administratifs.

2. Support pédagogique et vie étudiante :

- Accueillir, informer et orienter les étudiants pour leurs démarches administratives ;
- Participer à l'organisation logistique des événements majeurs du campus (portes ouvertes, soutenances, forums) ;
- Renseigner les différents publics et les orienter vers les services adéquats.

3. Suivi logistique et financier simplifié :

- Gérer les commandes de fournitures et le suivi des prestataires locaux ;
- Préparer les éléments pour le suivi budgétaire et les transmettre au responsable de campus.

4. Communication et accueil :

- Accueillir les enseignants, visiteurs et partenaires ;
- Relayer localement la communication institutionnelle (affichage, diffusion interne) ;
- Echanges d'informations entre la Direction de l'Institut Notre Dame de la Providence et l'IPAG Business School.

Compétences :

- Présentation soignée et attitude professionnelle ;
- Excellent sens de l'accueil, de l'écoute et du service et capacité d'adaptation ;
- Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit - bon niveau d'anglais professionnel (accueil d'étudiants étrangers) ;
- Excellente organisation, rigueur et autonomie ;
- Aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda numérique) ;
- Discrétion, diplomatie, ponctualité.

Parcours professionnel - Profil :

- Formation Bac +2 minimum ;
- Expérience réussie dans une fonction administrative, idéalement dans l'enseignement supérieur.